De fyra typerna av inköp: En strategisk och taktisk guide för modern upphandling​

Fråga "Vilka är de fyra typerna av inköp?" Och du får ofta ett av två svar: en lista över upphandlingskategorier eller en lista över inköpsordertyper. Sanningen är att för att behärska upphandlingen måste du förstå båda.

Att köpa är inte en enda handling; Det är en dubbelskiktsfunktion. Det strategiska lagret ( vad Du köper och varför ) avgör din strategi för leverantörer och risker. Det taktiska lagret ( hur du kör köpet) bestämmer din driftseffektivitet och kontroll.

Den här guiden kommer att dissekera båda lagren och förklarar de fyra strategiska typerna av upphandling och de fyra typerna av inköpsorder som används för att agera dem. I slutet vet du inte bara vad de är, utan hur man strategiskt kan koppla ihop dem för att spara pengar, minska risken och effektivisera din verksamhet.

​Nyckelavtagare:​​

Upphandlingsstrategi delas upp i fyra kärntyper: direkt, indirekt, tjänster och kapital.

Upphandlingsutförande hanteras genom fyra primära inköpsorder: Standard, planerad, filt och kontrakt.

Att anpassa rätt PO -typ med din upphandlingsstrategi är nyckeln till operativ excellens.

Indirekt upphandling och upphandling av tjänster är främsta mål för kostnadsbesparande och processautomation.

Kapitalupphandling kräver en unik, rigorös process utöver standard POS.

 

Del 1: Stiftelsen: Upphandlingsstrategi kontra taktisk genomförande

​

Innan vi listar typerna måste vi klargöra en kritisk åtskillnad.

​Upphandling är den omfattande, slutliga strategiska processen för förvärva varor och tjänster behövs för att en organisation ska driva och växa. Det omfattar att identifiera behov, köpa leverantörer, förhandla kontrakt, hantera relationer och säkerställa värde. Det är en hanteringsfunktion.

En inköpsorder (PO) är ett specifikt taktiskt verktyg​ inom upphandlingsprocessen. Det är det formella, juridiskt bindande dokumentet som utfärdats till en leverantör för att utföra ett köp under överenskomna villkor. Det är ett transaktionsdokument.

Tänk på det här sättet: Upphandling är hela kampanjplanen (strategin), medan en inköpsorder är den specifika beställningen som ges till trupper för att fånga en kulle (taktiken). Du behöver båda för att vinna.

 

Del 2: De fyra strategiska typerna av upphandling ("What & Why")​

​

Denna klassificering är baserad på vad du köper och dess inverkan på ditt företag.

 

​1. Direkt upphandling: produktionsblodet för produktion​

​Vad det är: förvärvet av råvaror, komponenter och varor som är direkt införlivade i de produkter du tillverkar och säljer.

​Djupgående detaljer:​​

​Effekt: Korrelerar direkt med dina kostnader för sålda varor (COGs) och bruttovinstmarginaler. En 10% -besparing här går direkt till din slutlinje.

​Ledningsfokus: starkt beroende av Supply Chain Management (SCM). Viktiga prioriteringar är leverantörens tillförlitlighet, kvalitetssäkring, volympriser och minimering av försörjningskedjor. Just-in-Time (JIT) inventeringsmodeller används ofta här.

​Exempel på verklig värld: En biltillverkare som köper stål, motorer och elektroniska kontrollenheter (ECUS). Ett bageri som köper mjöl, socker och jäst.

​Varför det är unikt: Denna utgift är uppdragskritisk. Ett misslyckande i direkt upphandling kan helt stoppa produktionslinjerna.

 

​2. Indirekt upphandling: Operationsmotorn​

​Vad det är: Förvärv av varor och tjänster som stöder den dagliga verksamheten men inte ingår i den färdiga produkten. Även känd som MRO (underhåll, reparation och drift).

​Djupgående detaljer:​​

​Effekt: Även om det inte är direkt bundet till intäkter, förstör ineffektivitet här lönsamheten genom utgifter för maverick och administrativt avfall.

​Ledningsfokus: Denna kategori är ofta fragmenterad över avdelningar (IT, anläggningar, HR). Målet är att konsolidera utgifter, verkställa policy och utnyttja volymrabatter för vanliga artiklar som kontorsmaterial eller programvarulicenser.

​Exempel på verklig värld: bärbara datorer för nyanställda, vaktmästare för kontor, industriella smörjmedel för maskinunderhåll, SAAS-prenumerationer som Salesforce eller Microsoft Office.

​Varför det är unikt: det är ofta osynligt. En 100 -överbetalningondirectMaterialSciscughtIMMEDAMED.A100 överbetalning på en månatlig SAAS -prenumeration kan gå obemärkt i flera år.

 

​3. Upphandling av tjänster: förvärva expertis, inte produkter​

​Vad det är: den strategiska inköp och hantering av tredjeparts expertis, arbetskraft och specialiserade tjänster.

​Djupgående detaljer:​​

​Effekt: Det handlar om resultat och intellektuellt kapital, inte fysiska tillgångar. Att hantera detta bra innebär att få rätt expertis vid rätt tidpunkt utan omkostnader för en heltidsanställd.

​Ledningsfokus: Hörnstenen är servicenivåavtalet (SLA). Prestanda mäts mot KPI: er definierade i SLA, inte bara leveransen av en fysisk enhet. Det kräver robust leverantörs prestationshantering.

​Exempel på verklig värld: Att anställa ett managementkonsultföretag (t.ex. McKinsey), engagera en digital marknadsföringsbyrå, avtalsa frilansprogramvaruutvecklare eller outsourcing av juridisk rådgivare.

​Varför det är unikt: Värdet är immateriellt och kvaliteten är subjektivt. En dåligt skriven SOW (arbetsförklaring) eller SLA leder till tvister, överbelastande och otillfredsställande resultat.

 

​4. Kapitalupphandling: Den långsiktiga investeringen​

​Vad det är: Förvärv av högt värde, långlivstillgångar som är kapitaliserade i balansräkningen och avskrivs under deras livslängd.

 

​Djupgående detaljer:​​

​Effekt: Detta är en investering (CAPEX) som påverkar företagets finansiella rapporter i flera år. Beslut kräver strikt ekonomisk analys och godkännande på hög nivå.

​Ledningsfokus: Utvärderingen är baserad på totala ägandekostnader (TCO) - inte bara inköpspris, utan installation, underhåll, energiförbrukning och bortskaffningskostnader. ROI -beräkningar är obligatoriska.

​Exempel på verklig värld: Att köpa en CNC-maskin för en fabrik, köpa en företagsfordonsflotta, bygga ett nytt lager eller investera i en massiv företagsserver.

​Varför det är unikt: Processen handlar mindre om POS och mer om en formell kapitalgodkännandeprocess, ofta som involverar RFP: er, styrelsens godkännanden och komplexa finansierings- eller leasingavtal.

 

​ Strategiska upphandlingstyper på en överblick​

 

Typ	Fokus	Inverkan	Nyckelmetriker
​Direkt​	Råvaror för produktion	Kostnad för sålda varor (COGS)	Leverantörens tillförlitlighet, kvalitet
​Indirekt​	Varor för att driva verksamhet (MRO)	Driftseffektivitet	Tillbringa under ledning
​Tjänster​	Expertis och arbete	Projektresultat	SLA -prestanda, ROI
​Kapital​	Långsiktiga tillgångar	Balansräkning, capex	Total ägandekostnad (TCO)

 

 

Del 3: De 4 taktiska inköpsordertyperna ("How")​

​

Det här är verktygen i din upphandlingsverktygssats. Du väljer en baserad på hur mycket du vet om köpet före du begår.

 

​1. Standardköpsorder (PO)​​

​Vad det är: den vanligaste, specifika och definitiva typen av ordning. Används när alla detaljer är kända och fixerade i förväg.

​När du ska använda det: För engångsgångar är omedelbara inköp där föremål, kvantitet, pris och leveransschema/ plats är 100% säkra.

​Professionellkanten: Det ger maximal kontroll och minimerar risken för köparen eftersom allt anges. Men det är administrativt tungt. Att använda det för repetitiva objekt med lågt värde är ineffektivt.

​Exempel: Beställning av 500 specifika märkeskretskort till $ 10/enhet för en bekräftad produktionskörning den 15 juni.

 

​2. Planerad inköpsorder (PPO)​​

​Vad det är: ett åtagande att köpa en specifik mängd artiklar till ett fast pris, men med med ​ Leveransuppgifter lämnade odefinierade ​ för senare.

​När du ska använda det: När du vet vad du behöver och hur mycket det kommer att kosta, men du vet inte exakt när eller där för leverans.

​Professional's Edge: En PPO är ett kraftfullt verktyg för budgethinder. Det berättar för finansiering att du tänker spendera $ X, så att de kan reservera medlen. Senare utfärdar du en schematrelease mot PPO för att utlösa en specifik leverans. Detta är vanligt vid tillverkning av långledande artiklar.

​Exempel: Åta att köpa 10 000 ton stål till $ 800/ton för året. Du utfärdar sedan utsläpp för 2500 ton som ska levereras till Ohio -anläggningen varje kvartal.

 

​3. Filtköpsorder (BPO) / stående order​

​Vad det är: ett avtal med en leverantör om att tillhandahålla en ospecificerad mängd varor eller tjänster under en period, upp till en maximal utgiftsgräns. Ofta förhandlas till och med exakta priser vid tidpunkten för utgivningen.

​När du ska använda den: För repetitiva inköp med lågt värde där efterfrågan är kontinuerlig men oförutsägbar. Perfekt för indirekt upphandling (t.ex. kontorsmaterial, MRO -delar).

​Professionell's Edge: BPO är det ultimata verktyget för effektivitet. Det förhandlar om en leverantör och villkor, vilket gör att avdelningar kan "dra" varor efter behov utan att gå igenom en fullständig PO-godkännandecykel varje gång. Varje köp görs via en filtrelease.

​Exempel: Ställa in en BPO med Grainger för MRO -leveranser med en 50 000 limit.AmaintenancetechnicianCanthenCallandorda50 ersättningsmotor under BPO -numret utan pappersarbete.

 

​4. Kontraktköpsorder (CPO)​​

​Vad det är: Detta är inte en inköpsorder för varor. Det är ett master juridiskt ramavtal som fastställer villkoren för alla framtida transaktioner med en leverantör.

​När man ska använda det: När du skapar ett långsiktigt strategiskt partnerskap med en nyckelleverantör. CPO själv köper ingenting.

​Professionell's Edge: All efterföljande standard eller planerad POS som hänvisar till CPO -numret regleras automatiskt av dess förhandlade juridiska och prissättningsvillkor. Det effektiviserar upphandlande processen för upprepade affärer och ger avgörande rättsligt skydd.

​Exempel: Förhandla om en 3-årig CPO med ett logistikföretag som inkluderar ansvarsklausuler, försäkringskrav och rabatterade ränteplaner. Varje gång du behöver skicka något, utfärdar du en standard PO som säger "under CPO #xyz", och alla mastervillkor gäller.

 

​Taktiska inköpsordertyper på en överblick​

 

PO -typ	Definierade detaljer	Flexibla detaljer	Primäranvändningsfall
​Standardpo​	Artikel, antal, pris, leverans	Ingen	Engångsspecifika inköp
​Planerad PO (PPO)​​	Artikel, antal, pris	Leveransschema	Budgetering för kända behov
​Filt PO (BPO)​​	Leverantör, artiklar, villkor	Antal, pris, leverans	Repetitiva, ad-hoc-behov
​Contract PO (CPO)​​	Rättsliga villkor	Allt annat	Upprätta masteravtal

 

Del 4: Den strategiska parningen: Matchande upphandlingstyper med PO -typer

​

Det är här teorin möter praktiken. Så här kopplar ett professionellt upphandlingsteam strategi till genomförande.

 

​Strategiskt behov (upphandlingstyp)​​	​Rekommenderat taktiskt verktyg (PO -typ)​​	​Varför denna parning fungerar​
​Direkt upphandling ​ (t.ex. råvaror)	​Planerad inköpsorder (PPO)​​	Du känner till material och kostnad för produktionsprognoser men behöver flexibel leverans anpassad till produktionsschemat. Utsläpp utfärdas just i tid.
​Indirekt upphandling ​ (t.ex. kontorsmaterial)	​Filtköpsorder (BPO)​​	Efterfrågan är oförutsägbar men kontinuerlig. En BPO ger anställda möjlighet att få det de behöver direkt utan byråkratisk försening, samtidigt som de kontrollerar totala utgifter.
​Tjänsteupphandling ​ (t.ex. konsultation)	​Kontrakt PO + Standard POS​	CPO anger master juridiska villkor. En efterföljande standard PO används för varje projekt eller fas som beskriver de specifika SOW, leveranserna och betalningsmilstolparna.
​Kapitalförhandling ​ (t.ex. maskiner)	​Ofta förbikopplar standard POS​	Detta involverar vanligtvis en formell RFP -process, ett förhandlat tillgångsavtal och användning av ett projekt- eller kapitalförfrågningsformulär, inte en standard PO.

 

Del 5: Bästa praxis och vanliga fallgropar att undvika

​

​Bästa praxis för modern upphandling:​​

​Centralisera indirekta utgifter: De största besparingarna kommer ofta från att konsolidera fragmenterade indirekta utgifter under hanterade BPO: er och föredragna leverantörer.

​Implementera ett procure-to-pay (P2P) -system: Automatisera flödet från rekvisition till betalning. Denna verkställer policy, eliminerar manuell PO -skapelse och ger ovärderlig utgiftsanalys.

​Behärska SLA: För tjänster för tjänster är SLA din bibel. Definiera KPI: er, rapporteringsfrekvens och påföljder för icke-prestanda med brutal tydlighet.

​Beräkna TCO, inte bara enhetspris: särskilt för kapital och direkt upphandling. Det billigaste alternativet har ofta den högsta långsiktiga kostnaden.

 

​Fallgropar som förstör värde:​​

​Maverick -utgifter: Tillåter anställda att köpa externa godkända system och leverantörer. Detta förstör förhandlade rabatter och skapar efterlevnads mardrömmar.

​Använda en standard PO för allt: Detta är kännetecknet för en omogen upphandlingsfunktion. Det skapar enormt administrativt avfall för objekt med lågt värde.

​Försummande Leverantörsförhållanden (SRM): Dina nyckelleverantörer är strategiska partners. Hantera dem i enlighet därmed med prestationsgranskningar och gemensam affärsplanering.

​Dålig kontrakthantering: Underteckna en CPO och sedan arkivera den bort. Granska regelbundet kontrakt för att säkerställa efterlevnad och identifiera omförhandlingsmöjligheter.

 

Slutsats: Behärska de dubbla lagren

​

Att förstå att "inköp" har två lager - strålningstyper och taktiska inköpsorder - är det som skiljer en professionell köpare från en orderplacer.

Målet är att gå längre än att bara veta de fyra typerna av var och en. Det handlar om att avsiktligt matcha din strategiska avsikt med det mest effektiva taktiska verktyget. Använd PPO: er för att hantera din produktionsinventar, BPO för att stärka dina anställda och kontrollera indirekta utgifter och CPO: er för att bygga starka, skyddade leverantörer.

Genom att göra det förvandlar du upphandling från ett kostnadscenter till en kraftfull motor för effektivitet, riskreducering och strategiskt värde.

 

Vanliga frågor (vanliga frågor)​

​

​F1: Vilken upphandlingstyp är mest sårbar för bedrägeri och varför?​​

​S: Indirekt upphandling är ofta den mest sårbara. Dess decentraliserade natur, hög volym av lågvärdestransaktioner och Maverick-utgifter gör det svårare att övervaka. Bedrägeri kan manifestera sig genom falska leverantörsfakturor för kontorsmaterial eller tjänster som aldrig har gjorts, ofta går obemärkt bland legitima utgifter.

 

​F2: Kan ett enda köp involvera flera typer av upphandling?​​

​A: Absolut. Överväg att bygga en ny fabrik. Konstruktionen i sig är kapitalupphandling. Råvarorna för de produkter som tillverkas inuti är direkt upphandling. Bärbara datorer för de nya kontoren är indirekt upphandling, och de arkitekter som anställts är tjänster för upphandling. Ett stort projekt kräver ofta att hantera alla typer samtidigt.

 

​F3: Hur påverkar globala leveranskedjor valet av PO -typ?​​

​S: De påverkar det starkt. För långledande, internationellt inriktade direktmaterial är en planerad PO (PPO) avgörande för att säkra kapacitet och prissättning, med utsläpp som hanterar den komplexa logistiken. Risken för förseningar och tullfrågor gör ofta en fast standard PO med ett enda leveransdatum för riskabelt.

 

​F4: Är en filt PO samma sak som att ha ett företagskreditkort med en leverantör?​​

​A: Inte exakt. De tjänar ett liknande syfte för decentraliserade utgifter, men en filt PO erbjuder överlägsen kontroll. Det kräver förhandlade villkor och priser och sätter ett hårt ekonomiskt mössa. Ett kreditkort har en gräns men saknar avtalsenlig prissättning och villkor, vilket gör utgiftsanalys och kontroll svårare efter det faktum.

 

​F5: Vem har vanligtvis myndighet att godkänna ett kontrakt PO kontra en standard PO?​​

​S: Godkännande myndighet är tiered. En kontrakt PO, som sätter långsiktiga juridiska och ekonomiska åtaganden, kräver nästan alltid juridisk granskning och godkännande från ledande ledarskap som en chef för upphandling eller finansdirektör. En standard PO mot ett befintligt avtal kan endast kräva en avdelningschefs godkännande, eftersom de viktigaste villkoren redan är avgjorda.

 

​F6: Vad händer om en leverantör inte uppfyller villkoren i ett servicenivåavtal (SLA) i ett avtal om upphandling av tjänster?​​

​S: SLA bör uttryckligen beskriva åtgärder. Detta innebär vanligtvis ekonomiska påföljder, ofta kallade "servicekrediter", som dras av från fakturan. För kronisk underprestanda bör kontraktet innehålla klausuler som möjliggör uppsägning av orsak och skyddar köparen från att vara inlåst i en dysfunktionell relation.

 

​F7: För en start, vilken upphandlingstyp ska formaliseras först?​​

​S: Fokusera först på indirekt upphandling. Startups i tidigt skede upplever kaotiska utgifter för SaaS-verktyg, marknadsföringsbyråer och utrustning. Att genomföra en enkel policy och en hanterad BPO för nyckelområden som programvara förhindrar slösande utgifter och upprättar en kultur för ekonomisk kontroll innan skalning blir oöverskådlig.

 

​F8: Hur fakturerar hållbarhet/ESG att välja upphandlingstyper?​​

​S: Det är ett strategiskt lager. För direkt upphandling betyder det att du vetterande leverantörer för etisk inköp och miljöpraxis. För kapitalupphandling innebär det att utvärdera tillgångarnas energieffektivitet och livslängd. En stark ESG -policy kan innebära att man väljer en något dyrare leverantör som anpassar sig till företagsvärden och påverkar alla inköpsbeslut.

 

​F9: Vad är rollen för ett icke-PO-köp och när är det acceptabelt?​​

​S: Ett icke-PO-köp, som en liten kontanttransaktion eller företagskortutgifter utan en förutgiven PO, är en nödvändig ondska. Det är endast acceptabelt för triviala, brådskande utgifter under en strikt monetär tröskel (t.ex. under $ 100). Det kräver emellertid robust eftermaning av utgifter och försoning för att upprätthålla revisionsspår och förhindra missbruk.

 

​F10: Hur mäter du framgången för din upphandlingsstrategi utöver kostnadsbesparingar?​​

​S: Nyckelmätningar inkluderar leverantörsprestanda (leverans i tid, kvalitetsdefektfrekvenser), processeffektivitet (cykeltid från rekvisition till beställning, procentandel av utgifterna under förvaltning) och riskreducering (antal ensamma leverantörer, efterlevnadsrevisionsresultat). Sann framgång är en balans mellan kostnad, effektivitet och motståndskraft.