Att arbeta med en inköpsmedel i Kina kan dramatiskt förenkla upphandlingen - men bara om förhållandet är inrättat med tydliga, verkställbara förväntningar. Alltför många köpare behandlar agenter som informella partners och betalar priset i sena transporter, dolda markeringar, kvalitetsflykt och i värsta fall förlorade immateriell egendom. Den här guiden förvandlar den osäkerheten till en operativ spellista: vad man ska kräva, hur man verifierar den och hur man håller en agent ansvarig.

Nedan hittar du en praktisk färdplan utan nonsens som upphandlingsteam kan använda omedelbart. Den täcker dokumentära kontroller som bevisar en leverantörs legitimitet, en steg-för-steg-vetting SOP och de tre inspektionsgrindarna (FAI → IPQC → PSI) med betongprovtagning och AQL-vägledning. Du får också kopia-och-klistra SLA och kontraktsspråk-inklusive IP-, ESG- och straffklausuler-plus en 90-dagars implementeringsplan och nedladdningsbara checklistor för att utföra dessa kontroller till handling.

Detta är inte teori. Rekommendationerna är utformade för verkställbarhet: mätbara KPI: er, transparenta avgiftsregler, oberoende inspektionsrättigheter och beredskapsutlösare som skyddar din leveranskontinuitet. Läs vidare för att bygga en inköpsförhållande som minskar risken, minskar omarbetningen, bevarar marginal och skyddar ditt varumärke.

 

Höjdpunkter

 

En ensidig, körbar checklista som förvandlar vaga förväntningar till mätbara SLA och KPI.

Betong QA/QC-provtagningsplaner (första artikel, i process, för-fartyg) och exempel AQL-trösklar efter produkttyp.

Kopiering-och-pasta-kontraktsklausuler: Omfattning, IP/NDA, SLA/KPI + likviderade skador, ESG & revision, uppsägning och tvistlösning.

Vetting SOP med röda flaggor och ett kort skript för du kan använda omedelbart.

Två kortanonymiserade fallstudier med tydliga lektioner och nästa stegsmallar.

 

Tl; dr-en-sidars checklista 

 

Företagsbevis : Business License, Tax ID, Export License, Main Factory Adress, Foton.

Referenser och kapacitet : 2 klientreferenser + provproduktionslogg som visar senaste order.

Prover & fai : Skriftligt provgodkännande tidslinje och första artikelavstötning (FAI).

QC -plan : Definiera inspektionspunkter (FF, IPQC, PSI), provtagning %, AQL för kritisk/major/mindre.

SLA & KPI : Leverans i tid ≥95%; beställa ledtidsvarians ≤ ± 7 dagar; Batch defekthastighet ≤1% (justera per bransch).

Avgifter och öppenhet : specificerat avgiftstabell (provision, upphandlingsavgift, inspektion, logistik).

Ip & nda : Undertecknad NDA + -klausulbegränsande agent från att introducera produkten till andra.

Esg : Bevis på den senaste tidens sociala/kemiska revision eller löfte om tredjepartsrevision inom 6 månader.

Logistikansvar : Definiera inkoterm, godsägare, tulldokument, fordringsprocess.

Beredskap : Backup Factory Plan, minimisäkerhetsbestånd, nödsituation SLA.

 

1. Varför detta betyder något 

 

En inköpsmedel är din lokala operativa arm. Vaga förväntningar blir misslyckanden: missade transporter, dålig kvalitet, IP -exponering eller dolda markeringar. Behandla förhållandet som en avtalad operatörsleverantör - inte en vän som "kommer att sortera det." Kräver dokumentation, mätbara KPI: er och fördefinierade åtgärder. Resten av den här artikeln förvandlar dessa ord till procedurer, mallar och kontraktstext som du kan använda samma vecka.

 

2. Vem läser detta och vad de behöver

 

Upphandlingschefer — Behöver reproducerbara checklistor och SLA -mallar.

Leverantörskedjor — Behöver riskkontroller, beredskapsplanering och KPI -instrumentpaneler.

Varumärkes/produktchefer (gränsöverskridande/e-handel) — Behöver FAI, förpacknings- och FBA -prep -krav.

Compliance/ESG -tjänstemän — Behöver revisionsutlösare, tidslinjer för sanering och bevis på korrigerande åtgärder.

Om du bygger eller omarbetar ett inköpsprogram, fokusera först på: (1) Vetting & Documentation, (2) QA-system bundna till pengar (påföljder/incitament) och (3) beredskap och IP-skydd.

 

3. Minsta dokument och bevis att kräva 

 

Kräver original eller notariserade skanningar (förvaras i din kontraktsmapp):

Business License + juridisk representant.

Exportera/importera skatteregistrering och tulldeklarationsexempel.

Fabriksadress + senaste foton av produktionslinjer och lager.

Produktprover med daterade provregister.

Bevis på försäkring (last och ansvar) om de påstår sig försäkra transporter.

Signerade klientreferensbrev eller kontaktbara referenser med beställningsvolymer och datum.
Håll kopior i ditt dokumenthanteringssystem och bifoga till PO.

 

4. Vetting SOP-steg-för-steg 

 

Dokumentkontroll (dag 0) — Bekräfta företagslicens, exportregister.

Referenskontroll (dag 1–2) — Ring 2 domare; Fråga om kvalitet, aktualitet och öppenhet. Använd skriptet nedan.

Prov & FAI (dag 3–14) — begär prover; Definiera FAI -acceptanskriterier; loggförändringar.

Webbplatsutvärdering (dag 7–30) — Fjärrvideo genomgång eller fysisk revision; Använd fabriksrevisionsformuläret.

Kontrakts- och rättegångsorder (dag 14–45) — Underteckna en begränsad PO med tydlig SLA, betalning och inspektionsförhållanden.

Övervaka två beställningar — Tvinga fram veckovisa statusrapporter (foton, materiella kvitton, kapacitet) och en sista PSI.

 

Snabbreferenstelefonskript för referenser:

“Hej - vi överväger [agentnamn]. Kan du bekräfta: (1) Källde de/inspekterade för dig? (2) Uppfyllde de leveransdatum? (3) Fanns det några dolda avgifter? (4) Hur hanterade de avvikelse?”
Spela in namn, datum och resultat.

Röda flaggor: Evasiva svar, ovilliga att tillhandahålla foton, inkonsekvent företagsadress, vägran att gå med på PSI eller tredjepartsinspektion.

 

5. Kvalitetshantering - Inspektionspunkter, provtagning och AQL

Behandla kvalitet som tre länkade grindar: Första artikeln (FAI) → In-Process QC (IPQC) → Förskjutningskontroll (PSI).

A. First Article (FAI / First Piece Godkännande)

Syfte: Verifiera avsikt för design-till-produktion före massproduktion.

Leveranser: Dimensionell rapport, foton, förpackningsprov, märkning.

Åtgärd: FAI -godkännande krävs skriftligen före mögel/verktyg eller bulkkörning.

B. In-Process QC (IPQC)

Frekvens: Dagliga kontroller för kritiska processer (t.ex. lödning, sömstyrka).

Bevis: Tidsstempade foton, produktionsvolymloggar, avvisade styckelloggar.

C. Inspektion för förskap (PSI)

Tidpunkt: Inom 7 dagar före laddning.

WHO: Oberoende tredjepart (rekommenderas) eller agent med accepterad ansvarighetsklausul.

Provtagningstabell (praktisk): Basprovtagning på partiets storlek (exempel nedan).

Exempel på provtagning & AQL (branschtyp, justera per risk)

Lotstorlek 1–500 datorer → Prov 20% eller min 10 bitar.

Lotstorlek 501–3.200 st → Prov 32 st (ANSI/ISO -tabell ungefär).

AQL -trösklar (föreslagna utgångspunkter):

Kritiska brister: 0% tolerans (0 acceptera).

Stora brister: AQL 1.0–2.5 (mål ≤1% där säkerhet/passform är viktig).

Mindre brister: AQL 2.5–4.0.

Obs: För elektronik, ställ in MAJOR ≤1.0; för textilier, major ≤2,5; För hårdvara, major ≤ 1,5. Använd strängare trösklar för varumärkeskänsliga SKU.

Omarbetning och avslag på arbetsflödet (måste vara i kontrakt)

• Om det misslyckades: Leverantören tillhandahåller omarbetningsplan inom 48 timmar och fotobevis före återinförstärkning.

• Om omarbetningen misslyckas igen → Köpare kan avvisa hela partiet och kräva ersättning eller kredit. Definiera kostnadsallokering för omarbetning, frakt och bortskaffande av tredje part.

 

6. SLA & KPI -mall 

Nedan följer en praktisk SLA som du kan infoga i ett avtal. Byt ut fäste föremål.

 

 

Hur man uttrycker straffsklausulen (prov):

Leverantör/agent samtycker till att om leverans i tid faller under målet för någon rullande månad, ska leverantören betala köpare likviderade skador lika med [x]% av PO-värdet per dag för försening utöver nådperioden, för att inte överstiga [y]% av PO-värdet. Likviderade skador överenskomms som en äkta förlust av förlust och inte som en påföljd.”

Notera: Likviderade skador måste vara rimliga och verkställbara i din jurisdiktion - Kör klausulen med advokat.

 

7. Kontraktsspråk du kan kopiera (nyckelklausuler)

Nedan finns korta, praktiska klausuler som du kan klistra in i ett kontrakt. Redigera Bracketed Text.

Tjänsters omfattning

“Agent ska källa till leverantörer, förhandla om pris och villkor, hantera provgodkännanden, samordna produktionsövervakning (FAI, IPQC), ordna inspektion före fartyget och hjälpa till med logistik och exportdokumentation som skriftligt begärts av köparen.”

Avgifter och fakturering

“Agentavgiftsstruktur: [procent]% provision för FOB fabrikspris eller fast avgift på $ [belopp] per po. Tredjepartskostnader (inspektion, testning, revision, frakt) faktureras till kostnad med stödjande fakturor inom 7 dagar efter betalningen. Agent kommer inte att debitera icke avslöjade markeringar.”

Intellektuell egendom och konfidentialitet (NDA)

“Agent erkänner köparens IP och samtycker till att inte avslöja, reproducera eller cirkulera eventuella mönster, ritningar eller specifikationer med undantag för syftet med prestanda enligt detta avtal. Agent kommer inte att introducera köparens produkt till någon tredje part utan köparens tidigare skriftliga medgivande. Denna skyldighet överlever uppsägning i [x] år.”

Underleverans och intressekonflikt

“Agenten ska avslöja alla underleverantörer och erhålla köparens skriftliga godkännande före underleverantör. Agent kommer inte att göra beställningar med enheter där agenten eller dess dotterbolag har ett ägarintresse utan köparens skriftliga medgivande.”

Inspektion och acceptans

“Köparen förbehåller sig rätten att utse en oberoende tredjepartsinspektör. Slutlig acceptans sker efter PSI och utfärdande av acceptanscertifikat. Om Batch misslyckas, ska leverantören till sin egen kostnad (i) omarbeta produkten till köparen Standard; (ii) ersätta defekta varor; eller (iii) ge full kredit.”

ESG & Revisionsklausul

“Agent ska se till att leverantörer följer köparens leverantörskod. Agent kommer att underlätta tredjeparts sociala/miljörevisioner (SMETA/SA8000/ISO) på begäran. Leverantören ska tillhandahålla korrigerande handlingsplaner inom [30] dagar efter eventuella avvikelser.”

Uppsägning

“Köparen kan avbryta omedelbart för orsak där agent väsentligen bryter mot detta avtal, inklusive upprepade leveransfel, IP -överträdelse eller väsentliga falska uttalanden i certifieringar. Vid uppsägning ska agenten tillhandahålla fullt samarbete för överlämnande till köpare eller efterträdare.”

Tvistlösning

“Varje tvist kommer att lösas genom [skiljedom i Hong Kong / Singapore / jurisdiktion som är överenskommna], enligt [uncitral / ICC] -reglerna. Styrande lag: [jurisdiktion].”

 

8. Prissättning och avgiftsmodeller - vad man ska acceptera, vad man ska undvika

 

Provision (% av FOB) — Vanligt för inköpsmedel. Fördelar: Justerar incitament för inköpspriset. Nackdelar: Kan dölja markeringar på inspektioner eller logistik. Kräver transparens och kvitton.

Fast avgift per PO / månatlig behållare — Bra när du behöver förutsägbar budgetering. Bättre för pågående programhantering.

Projektavgift (enstaka för ny produktlansering) — Användbart för engångsverktyg/installation.
Behöva: specificerade fakturor för tredjepartskostnader och rätt till granskningsavgifter årligen.

Betalningsvillkor: Delade betalningar är standard: 30% insättning, 60% balans före leverans efter PSI (med förbehåll för godkännande), 10% hållback i 30 dagar som garanti. För små leverantörer, tänk på L/C eller escrow för att skydda parterna.

 

9. Incoterms & Logistics Ansvar (praktiskt)

 

Definiera vem som är ansvarig för vilken kostnad och risk tydligt:

FOB (fabrik) — Köpare kontrollerar godsbokning och försäkring; Agent hjälper men får inte boka frakt på köparens vägnar såvida det inte är godkänt.

Cif / ddp — Agent kan citera dörr till dörr, men inkludera full uppdelning; DDP sätter tullrisken för säljaren/agenten - använd endast om de accepterar den risken skriftligen.
Fordringar hantering: Kräva att agenten lämnar in bevis för skada/brist inom 7 dagar efter ankomst och för att hantera RMA -logistik vid behov.

 

10. ESG & Compliance - Hur man gör det verkställbart

 

Behandla inte ESG som marknadsföring. Gör det till en KPI och revisionsutlösare:

Kräver revisionsfrekvens: Ny leverantör → 12 månader; Hög risk → 6 månader.

Granskningstyper: Social (SMETA), miljö, kemisk (räckvidd/prop 65 efterlevnad).

Saneringstid: Leverantören måste tillhandahålla korrigerande handlingsplan (CAP) inom 14 dagar och stänga stora problem inom 90 dagar.

KPI-bindningar: Underlåtenhet att sanera → Utlöser PO -upphängning och potentiell avtal om kontrakt.

Klausulexempel (kort):

“Materialavvikelser som upptäckts i en ESG-revision som inte är stängda inom 90 dagar gör det möjligt för köpare att avbryta order tills sanering eller källa någon annanstans utan straff.”

 

11. Beredskapsplanering - Säkerhetskopior och buffertar

 

Lägsta försvarsplan:

Dubbel sourcing — Har alltid minst en alternativ fabrik i en annan stad/region.

Säkerhet — Håll 30–60 dagar med kritisk SKU: er (justera för ledtidsvolatilitet).

Emergency Po eskalering — Definiera snabba tillverkningsavgifter och ledtider.

Försäkring — Marin last och produktansvar där det är tillämpligt.

Inkludera en “Nödutlösare” I kontrakt: EG, om ledtiden glider mer än 20% för två på varandra följande POS, kan köparen källa till akutproduktion och dra av rimliga kostnader från leverantör/agent.

 

12. Fallstudier - Anonymiserad, lärorik

Fall A - Fixa en hög defekthastighet med SLAS

Problem: Ett medelstort varumärke mötte 4% levererade defektfrekvens på en ny design.

Handling: Ersatt vagt agentavtal med uttrycklig SLA: PSI AQLS skärpt, FAI krävs, veckoproduktionsfoton, likviderade skador för sen leverans. Agent var skyldig att finansiera tredjepartsåterinspektion efter två misslyckanden.

Resultat (90 dagar): Levererad defekthastighet sjönk till 0,8%; Tid för marknaden förbättrades med 12 dagar eftersom färre omarbetningar inträffade. Lektion: Pengar + mätning = Beteendeförändring.

Fall B - IP -förlust från svaga klausuler

Problem: En agent introducerade en liknande produkt som en annan köpare; Varumärket hittade konkurrerande produkt som såldes i en annan region.

Orsaka: Ingen NDA, ingen IP-löfte, inget förbud mot agentledd försäljning.

Följd: Månader av rättstvister; Produktåterkallande kostnader och renomméskador.

Lektion: Klar IP- och icke-konkurrerande villkor med rättsmedel är inte förhandlingsbara för varumärkesägare.

 

13. Implementeringskartor (första 90 dagar)

Vecka 0–2: Dokumentsamling, referenskontroller, prov- och FAI -plan.
Vecka 2–4: Underteckningsförsök PO med SLA, välj tredjepartsinspektör för PSI, inställd veckovis rapportering av kadens.
Månad 2: Granska QA -rapporter, justera KPI: er, schemalägga revision om riskindikatorer finns.
Månad 3: Flytta till multi-PO-kadens, implementera resultatkortsrapportering; Ställ in säkerhetskopiering om prestanda <KPI.

 

14. Bilagor att använda (kopia & klistra in)

A. Kontrolllista för förmåner (kort)

Produktdimensioner och toleranser (per spec).

Funktionella testresultat (pass/misslyckande).

Visuella fel räknas och foton.

Förpackningsintegritet och märkning (streckkod, ursprungsland).

Kvantitetskontroll vs förpackningslista.

Mätning av kritiska parametrar (vikt, spänning, sömstyrka).

B. Exempel på FAI-avstängningsmall (ett stycke)

“Köparen bekräftar acceptans av första artikelprov (Ref: [Exempel ID]) på [Date]. Produktionen kan fortsätta när köparen frågor skriftlig FAI -acceptans. Varje avvikelse från FAI kommer att kräva omprövning.”

C. Snabb KPI Scorecard Fields

PO -nummer | Objekt | Planera fartygsdatum | Faktiskt fartygsdatum | Dagar sent | PSI -defekter | Åtgärder vidtas | Göra

 

15. Verktyg och tredjepartstjänster (kortlista)

 

Tredjepartsinspektion: SGS, Bureau Veritas, Intertek (eller lokal ackrediterad leverantör).

Granskningsramar: SMETA, SA8000, ISO 14001 för miljösystem.

Kontrakt och tvist: Lokala handelsrådgivare i Hong Kong / Singapore + skiljedomsklausul.

PO/ERP -integration: Se till att beställning och mottagande av poster synkroniseras med inspektionsresultat.

 

16. Vanliga frågor 

Hur bestämmer jag mig mellan en kommissionsmodell och fast avgift för en agent?
Använd provision för enkla köp-och-håll varor; Använd fast avgift när du behöver programhantering, rapportering och förutsägbar kostnadskontroll.

 

Kan min agent utföra alla inspektioner, eller måste jag insistera på tredjepartsinspektörer?
Agenter kan göra rutinmässiga kontroller, men kräver oberoende PSI för högriskprodukter eller viktiga första körningar för att ta bort intressekonflikter.

 

Vad är en lämplig hållningsprocent för att skydda mot defekter?
5–10% hållback i 30–90 dagar är vanligt; Kalibrera med produktrisk och kassaflödesverklighet.

 

Behöver jag granska varje fabrik varje år?
Nej. Revisionsfrekvensen bör vara riskbaserad: nya eller högriskleverantörer = var 6–12 månad; Lågrisk = 12–24 månader.

 

Vilken provstorlek ska jag använda för små partier (<500 st)?
För små partier, använd 10–20% provtagning med 0 tolerans för kritiska defekter och en viktig AQL inte högre än 2,5.

 

Hur skyddar jag IP när agenten hävdar att de "behöver visa produkten till leverantörer"?
Använd en tvåstegs avslöjande: Visa icke-kritiska specifikationer initialt; Underteckna NDA: er och kräver att leverantörer returnerar eller förstör designdokument efter att ha citerat.

 

Om agenten käller billigare delar men kvalitet faller, vem betalar?
Om agenten ersatte delar utan godkännande är de ansvariga. Kräver skriftligt godkännande för ersättning.

 

Vad är en förnuftig upptrappningsväg för upprepade misslyckanden?

Omedelbar mössa från leverantören inom 48 timmar; 2) tredjepartsrevision om olöst; 3) Ekonomiska påföljder eller uppsägning av kontrakt om mätvärden inte uppfylls efter två cykler.

 

Ska jag kräva att agenter ska hålla prover i fil? Hur länge?
Ja. Håll masterprover i minst 6 månader efter leverans; För reglerade föremål, behålla för lagstadgade perioder (kontrollera lokala lagar).

 

När är det rimligt att byta från en inköpsmedel till direkt fabriksrelationer?
Flytta när beställningsvolymer motiverar dedikerad inköp, direktrevisioner, så kan du hantera leverantörsrelationer i lokala tidszoner eller via ett internt team.