Hur man käller in te från Kina: Strategisk upphandling & ESG -guide

Om du är en professionell upphandlingar "Hur man ska källa in te från Kina" letar du troligen efter mer än en lista med webbplatser. Du bygger eller optimerar en leveranskedja som måste balansera kostnader, kvalitet, risk och allt strängare ESG (miljömässiga, sociala och styrning).

De gemensamma blogginläggarna täcker "vad" - de grundläggande stegen. Den här guiden behandlar "hur" och "varför" - de strategiska besluten som skiljer ett framgångsrikt, hållbart upphandlingsprogram från ett problematiskt. Vi kommer att tillhandahålla ett ramverk som används av att leda CPO: er för att etablera en transparent, effektiv och etisk te -leveranskedja från Kina, oavsett om du hanterar den internt eller genom ett inköpsmedel.

 

 

I slutet av den här guiden kommer du att kunna:

Utveckla en datadriven inköpsstrategi med tydliga KPI: er.

Utvärdera kinesiska te -leverantörer mot robusta ESG -kriterier.

Skapa en kostnadsmodell som återspeglar den totala ägandekostnaden (TCO).

Fatta ett informerat beslut om att använda en inköpsmedel.

 

 1: Stiftelsen - definiera din inköpsstrategi

 

Innan du kontaktar en enda leverantör måste din strategi vara kristallklar. Denna fas bestämmer allt som följer.

 

1.1. Ställ in kvantifierbara mål: utöver "bra kvalitet till ett bra pris"

Vaga mål ger vaga resultat. Definiera framgång med mätbara mål.

 

Kommersiella mål:

Kostnad: Rikta in en minskning med 5-7% från år till år i totala ägandekostnader (TCO), inte bara enhetspris.

Kvalitet: Definiera acceptabla defekthastigheter (t.ex. ≤0,5% avvisningsgrad vid ankomst).

Volym och ledtid: Ange årliga volymkrav och maximala acceptabla ledtider (t.ex. 60 dagar från ordning till hamn).

 

ESG -mål (differentieraren):

Miljö: Mål 100% av leverantörerna att hålla verifierbara organiska eller regnskogscertifiering inom 24 månader.

Socialt: Mandat att alla fabriker passerar en oberoende social revision (som SMETA) inom 18 månader.

Styrning: Kräver full äganderätt och finansiella register för primära partners.

Handlingsbart verktyg: Ladda ner vår Sourcing Strategy Canvas för att kartlägga dina mål.

 

1.2. Upprätta dina KPI: Hur du mäter är hur du hanterar

Dina viktigaste resultatindikatorer (KPI) måste återspegla dina mål. Spåra dessa i ett leverantörskort.

 

KPI -kategori	Exempel KPI: er	Varför det betyder något
Kvalitet	Produktavstötning, kundklagomålindex	Säkerställer konsistens och skyddar ditt varumärke.
Kosta	Total ägandekostnad (TCO), kostnadsundvikande	Flyttar fokus utöver enhetspriset för att inkludera logistik, tullar och risk.
Leverans	I tid i full (OTIF) ränta	Påverkar direkt din produktionsplanering och lagerkostnader.
Hållbarhet	% av leverantörerna med ESG -certifieringar, genomsnittlig revisionsscore	Kvantifierar dina framsteg mot ESG -mål för intern rapportering.

 

1.3. The Core Strategic Choice: Internt Team vs. Sourcing Agent

Detta är inte ett binärt bra/dåligt beslut. Det handlar om passform.

 

Bygg ett internt team om:

Du har höga, konsekventa volymer som motiverar dedikerad personal.

Te är en strategisk, kärnvaror för ditt företag.

Du behöver absolut kontroll över relationer och kvalitet.

 

Engagera en Sourcing agent om:

Du är ny på den kinesiska marknaden eller brist på landskompetens.

Dina volymer är varierande eller ännu inte tillräckligt stora för ett heltidsteam.

Du måste snabbt skala eller navigera i komplex ESG -efterlevnad.

 

Vad man ska kräva av en inköpsmedlem:

Fråga inte bara om deras fabriksnätverk. Be:

"Kan du dela ett redigerat exempel på din leverantörs ESG -revisionsrapport?"

"Vad är din process för att verifiera organiska certifikat med det kinesiska certifieringsorganet (CNCA)?"

"Hur hanterar du korrigerande handlingsplaner för sociala eller miljömässiga avvikelser?"

 

2: Leverantör Identifiering och vetting - ESG Deep Dive

 

Hitta pålitliga leverantörer.

 

2.1. Förstå terrängen: Kinas viktiga teregioner

Att känna till ursprunget är en del av kvalitet och hållbarhetsprofilering.

Yunnan: Berömd för Pu-Erh-te. Leta efter forntida trädskyddspolicy och etiska vilda skördar.

Fujian: hemmet till Oolong (t.ex. tieguanyin) och svarta teer (Lapsang Souchong). Fokusera på markhantering och kontroll av bekämpningsmedel.

Zhejiang: Känd för gröna teer som Longjing. Vattenbevarande är en kritisk ESG -faktor här.

 

2.2. Vettingprocessen: En tredelad tratt

Långlista: Använd B2B-plattformar (Alibaba, Global Sources) med avancerad Nyckelord: "Organic Tea Factory Fujian ISO22000." Detta filtrerar ut handlare från faktiska tillverkare.

Inledande screening: Skicka ett detaljerat leverantörsfrågeformulär som täcker kapacitet, nyckelklienter och grundläggande certifieringar.

Djup due diligence: Detta är det kritiska, ofta hoppade steget.

 

2.3. Checklistan för hållbar leverantör utvärdering

Detta går utöver att be om ett certifikat. Det handlar om att verifiera metoder.

 

Miljööverensstämmelse:

Certifikat: Kräva ursprungliga, giltiga certifikat för organisk, regnskogsallians, etc. Kontrollera certifikatnumret med den utfärdande kroppens onlinedatabas.

Avfallshantering: Be om dokumentation om vattenbehandling och bortskaffande av fast avfall. Återvinning av teklipp?

Kolavtryck: Spårar de energiförbrukning? Kan de tillhandahålla data för din omfattning 3 -utsläppsrapportering?

 

Socialt ansvar:

Löneregister: Begär redigerade prover för att verifiera rättvisa löner och övertidsbetalning.

Anläggningsrevision: insistera på en virtuell eller personlig turné. Leta efter säkerhetsskyltar, rena sovsalar (om de tillhandahålls) och första hjälpen.

Intervjuarbetare: En bra agent kan underlätta konfidentiella arbetareintervjuer för att mäta verkliga arbetsförhållanden.

 

Kvalitet och livsmedelssäkerhet:

HACCP/ISO22000: Dessa är inte förhandlingsbara för allvarliga B2B-partnerskap. Granska planerna själv.

Lab-testning: Förkvalificera leverantörer genom att kräva ett tredjeparts labbtest (t.ex. SGS) för bekämpningsmedel och tungmetaller på deras standardprodukt.

Handlingsbara verktyg: Ladda ner vår kompletta checklista för utvärdering av te -leverantör.

 

 3: Exekvering och logistik - förmildrande operativ risk

 

Kontrakts- och logistikfasen är där riskerna hanteras konkret.

 

3.1. Kontraktet: Ditt primära riskhanteringsverktyg

Ditt köpeavtal måste vara detaljerat.

Specifikationer: Fäst ett fullständigt produktspecifikationsblad med färg, fuktinnehåll och smakprofil.

ESG -klausuler: Inkludera klausuler som möjliggör revisionsrättigheter och uppsägning för etiska överträdelser.

Incoterms: Välj klokt. FOB (Shanghai) är vanligt, vilket ger dig kontroll över frakt och försäkring. Undvik exw om du inte har en stark närvaro i Kina.

 

3.2. Kvalitetssäkring: Förtroende, men verifiera

Betala aldrig 100% i förväg. Använd en milstolpe-baserad betalning (t.ex. 30% insättning, 70% mot fraktdokument).

Pre-Shipment Inspection (PSI): Hyr en tredjepartsinspektör som SGS eller Bureau Veritas för att kontrollera kvantitet, kvalitet och förpackning före Sändningen lämnar fabriken. Detta är din sista försvarslinje.

 

3.3. Logistik och tullöverensstämmelse

Dokumentation: Se till att leverantören tillhandahåller en komplett uppsättning dokument: kommersiell faktura, förpackningslista, ursprungscertifikat och viktigast av allt det hälsointyg som utfärdats av kinesiska tullar. Detta är obligatoriskt för livsmedelsimport i de flesta länder.

Importföreskrifter: Förstå de maximala restnivåerna (MRL) för bekämpningsmedel i ditt destinationsland (t.ex. EU, USA). Din leverantörs labbtester måste bekräfta efterlevnaden.

 

 4: relationshantering - vägen till strategiskt partnerskap

 

Upphandling slutar inte med den första sändningen. Det verkliga värdet byggs över tid.

 

4.1. Prestationsrecensioner och kontinuerlig förbättring

Genomföra kvartalsvis affärsrecensioner (QBR) med dina bästa leverantörer. Använd resultatkortet från del 1. Diskutera prestanda, marknadstrender och samarbetsbesparande eller hållbarhetsprojekt. Detta förskjuter förhållandet från transaktionsmässigt till strategiskt.

 

4.2. Investera i din leveranskedja

De mest motståndskraftiga företagen investerar i sina leverantörer.

Co-Fund Technology-uppgraderingar för bättre energieffektivitet.

Ge utbildning i internationella livsmedelssäkerhetsstandarder.

Utforska spårbarhetsteknologier (som blockchain) tillsammans för att ge slutkonsumenterna bevis på ursprung och hållbarhet.

 

Slutsats: Din strategiska handlingsplan för inköp

Sourcing Product Tea från Kina kräver en systematisk och strategisk strategi. Det är en cykel för att planera, genomföra, granska och förbättra.

Dina nästa steg:

Ladda ner verktygen: Använd checklistan Sourcing Strategy Canvas och leverantörsutvärdering för att formalisera din strategi.

Genomför en pilot: Om du är ny, börja med en mindre beställning för en enda te -sort för att testa processen och partnerskapet.

Ställ rätt frågor: om han handlar direkt med fabriker eller genom agenter, efterfrågan på öppenhet och data.

Att bygga en hållbar te -leveranskedja från Kina är en komplex men mycket givande strävan. Det riskerar din verksamhet, bygger varumärkesvärdet och säkerställer den långsiktiga livskraften för de produkter som dina kunder älskar.

 

Vanliga frågor

 

1. F: Vi är ett litet men växande varumärke. Vad är det mest effektiva sättet att närma sig en stor kinesisk tefabrik utan att ignoreras på grund av vår initiala lågordningsvolym?

A: Nyckeln är professionalism och en tydlig tillväxtbana. Istället för att leda med en liten orderkvantitet, ram din första kontakt strategiskt. Presentera ditt företag, din varumärkeshistoria och dina kvalitets-/ESG -standarder. Ange uttryckligen att du genomför en leverantörskvalificeringsprocess för en pilotorder, med avsikt att skala volym betydligt efter ett framgångsrikt samarbete. Detta placerar dig som en allvarlig långsiktig partner, inte bara en engångs liten köpare. Begär ett litet parti för produktutveckling, vilket är en standardpraxis de förstår.

 

2. F: Utöver organisk certifiering, vad är några mindre uppenbara miljömässiga röda flaggor vi bör leta efter när vi granskar en tefabrik i Kina?

A: Utmärkt fråga. Titta bortom certifikatet. Fråga om deras förpackningsavfall: Använder de biologiskt nedbrytbara inre foder eller återanvändbara kistor? Fråga om deras energikälla för torknings-/skjutprocessen; Moderna fabriker flyttar bort från kol till el eller naturgas. En stor röd flagga är en brist på avloppsbehandlingsplaner, särskilt för vattenintensiva processer som tvätt av teblad. En proaktiv fabrik kommer att ha åtgärder för att återvinna vatten.

 

3. F: Hur kan vi skydda vår proprietära te -blandning eller varumärkeskoncept när vi arbetar med en tillverkare i Kina?

A: Detta är ett kritiskt IP -problem. Innan du delar några specifikationer, låt leverantören underteckna ett robust avtal om icke-avslöjande (NDA) som kan verkställas i deras jurisdiktion. För anpassade blandningar kan du dela produktion: Källa ut basteen från en leverantör och få den slutliga blandningen och förpackningen gjord av en separat, pålitlig anläggning. Legitima fabriker respekterar IP, men att strukturera din leveranskedja för att skydda känsliga element är en grundläggande risk för minskning av risker.

 

4. F: Vilka är de typiska betalningsvillkoren vi kan förvänta oss för en första gången beställning, och hur kan vi förhandla om bättre villkor när förtroendet byggs?

A: För en första beställning, förvänta dig konservativa villkor: 30% till 50% insättning med det saldo som betalats före leverans (eller mot kopia av fraktdokument). Detta skyddar leverantören. För att förhandla om bättre villkor över tid, visar konsekvent tillförlitlighet: betala fakturor i tid, ge exakta prognoser och kommunicera tydligt. Efter flera framgångsrika beställningar kan du föreslå en milstolpe betalningsplan (t.ex. 30%/40%/30%) eller till och med öppna kontotillkor för ett begränsat belopp och binda de förbättrade villkoren för ökade volymåtaganden.

 

5. F: Finns det några specifika kulturella nyanser eller tips om affärsetikett som kan hjälpa till att bygga starkare och mer förtroende relationer med kinesiska teproducenter?

A: Absolut. Relation ( guanxi ) är valuta. Ta dig tid för småprat innan du dyker in i affärer. Att acceptera te under ett möte är ett tecken på respekt. Undvik aggressivt, konfronterande språk vid förhandlingar; Ramens oenigheter som delade problem att lösa. Under festivaler som kinesiskt nyår uppskattas ett enkelt hälsningsmeddelande. Viktigast av allt, var tålamod och fokusera på att bygga ett långsiktigt partnerskap, inte bara säkra det lägsta priset på en enda transaktion.

 

6. F: Om en sändning hålls vid tullen i vårt land på grund av ett problem med leverantörens dokumentation, vem är ekonomiskt ansvarig för avfalls- och lagringsavgifterna?

A: Det är just därför dina incoterms och kontrakt är avgörande. Om problemet beror på ett fel i de dokument som tillhandahålls av leverantören (t.ex. ett felaktigt hälsointyg), faller det ekonomiska ansvaret vanligtvis på dem. Ditt kontrakt måste uttryckligen ange detta. Men om hållningen beror på ditt lands importföreskrifter (t.ex. en slumpmässig intensiv inspektion) är kostnaden vanligtvis din. Arbeta alltid med en erfaren speditör som kan klargöra ansvar i realtid.

 

7. F: Vad är en realistisk tidslinje från den första leverantörskontakten till att få te anländer till vårt lager?

A: Underskatta inte tidslinjen. Ett realistiskt schema för ett nytt inköpsprojekt är 4-6 månader. Detta möjliggör 1-2 månader för leverantöridentifiering, kontroll och provtagning; 1 månad för förhandlingar och kontrakt; 30-45 dagar för produktion (beroende på te); och 30-45 dagar för frakt och tullgodkännande. Rusning av någon av dessa stadier introducerar betydande risker.

 

8. F: Hur påverkar säsongens te -skördar i Kina prissättning och produktionsplanering? Ska vi köpa årligen eller i mindre partier?

A: Säsongsmässighet är avgörande. Vårte (skördade mars-maj) är ofta den högsta kvaliteten och dyraste. Priserna kan sjunka för senare skördar. För stabila produkter året runt köper många köpare sitt årliga krav på ett specifikt te efter vårskörden för att låsa in kvalitet och pris. Detta kräver betydande kapital och lagring. Alternativt erbjuder köp i mindre partier under året flexibilitet men utsätter dig för prisvolatilitet och potentiella kvalitetsvariationer. Ditt val beror på ditt kassaflöde, lagringskapacitet och produktkonsistenskrav.

 

9. F: Vi har hittat ett bra te, men fabrikens förpackningsfunktioner är dåliga. Vilka är våra alternativ?

A: Detta är vanligt. Du har två huvudalternativ. Först kan du källa teet "löst" från den primära fabriken och använda en specialiserad förpackningsleverantör i ett mer industriellt område (t.ex. nära Shanghai eller Shenzhen) för varumärke och slutförpackning. Detta kallas ofta "delad frakt." För det andra kan du tillhandahålla förpackningsmaterialet till te -fabriken för att de ska kunna utföra det slutliga paketet. Detta ger dig kontroll över kvalitet men lägger till komplexitet i logistik och kvalitetskontroll på deras webbplats.