Tl; dr - snabba höjdpunkter (läs den här först)

 

Porslin förblir den snabbaste vägen till materialbredd och konkurrenskraftskostnad — Men framgång beror på modellen (internt / hybrid / fullständig hanterad) och rigorösa kontroller.

Behandla a inköpspartner Som leverantör: kör vetering Skript, efterfrågan registrering + revisionsbevis, pilot dem på en betald liten beställning.

Använd en trepoolpaket för att riskera: Rfp + Leverantörscorecard + QC SOP (exempel ingår nedan).

Gör ESG inte förhandlingsbar: kräva verifierbara certifikat, kedjedokument och avtalsmässiga saneringssteg.

Spåra OTIF, PPM, ESG-poäng och landad kostnad; Använd en 60–90 dagars pilot med uttryckliga acceptanströsklar.

 

Vilken outsourcingmodell passar ditt behov? (Beslutskarta)

 

Välj modellen med två variabler: Volym och komplexitet / risk.

Låg komplexitet, hög volym → Direktkvarn + anskaffning hanteras internt. Bästa marginal men behöver kapacitet för att hantera leverantörer, QC och logistik.

Medium komplexitet, medelvolym → Hybrid (strategi internt, exekvering via agent). Bra för varumärken som vill ha kontroll men saknar porslinavtryck.

Hög komplexitet eller hög ESG/regleringsrisk → Hanterad upphandlingsleverantör (MSP). Betala för service från slutet till slut: Sourcing, QC, testning, spårbarhet och rapportering.

Låg volym, hastighetskritisk → lokal sourcing agent / Marknadsnav. Använd Guangzhou/Humen för snabb provtagning och skala sedan till Shaoxing/Shengze för volym.

Använd detta enkla flöde: Om du inte kan bemanna en Kina-baserad person och du behöver ESG-spårbarhet, välj MSP eller Vetted Sourcing Agent. Om du har ett Kina -team och en stor volym, gå direkt till Mills.

 

Praktisk vetting: Ställ dessa frågor först 

Behandla agenter som leverantör . Be dem till bevisa Dessa artiklar innan du betalar några meningsfulla avgifter.

Minsta vetting-skript (fråga skriftligen; uppföljning med dokument):

Registrerat företagsnamn och registreringsnummer - Ge skanning av affärslicens och skatteregistrering.

Bankuppgifter och företagsuttalande (de senaste tre månaderna) - Bekräfta routing.

Tre aktuella klientreferenser (namn, företag, kontakt) för liknande kategorier. Kontakta minst två.

Nya bevis på plats-Tidsstempade foton / 1–2 korta fabriksvideor under de senaste 90 dagarna.

Revisioner och certifieringar de hanterar (SMETA, BSCI, GOTS, GRS, Oeko-Tex)-Anger certifikatnummer och skannade rapporter.

Service SCOPE & SLA Exempel - Skriftligt prov som visar ansvar och KPI: er garanterar de.

Avgiftsstruktur- % av FOB, fast per-po, hållare; Begär provfaktura och ett T & CS -ark.

Exempelhantering och lagringspolicy - Hur de märker, fotograferar, försäkrar och lagrar prover.

Försäkring och skadestånd - Bekräftelse av professionella skadestånd/lastförsäkringsalternativ.

Pilotförslag - En skriftlig 60–90 dagars pilotplan med milstolpar och framgångsmätningar.

Röda flaggor: Endast kontantförfrågningar, vägran att dela registrering, overifierbara referenser, ovilja för en kort betald pilot.

 

RFP Essentials för outsourcing av upphandling till Kina

 

Använd den här fältlistan som en kopia/klistra RFP -formulär för leverantörer eller agenter.

RFP - Obligatoriska fält

Köparnamn, kontakt och juridisk enhet.

Produktnamn / SKU / kategori.

Teknisk spec: Komposition (%), GSM, väv/stickad typ, bredd, finish.

Toleranser: Vikt ± x%, bredd ± x cm, färgtolerans (∆E).

Teststandarder: Lista erforderliga labbtest + standarder (t.ex. ISO, AATCC, ASTM).

Prover begärda: Swatches, Lab-Dip, Strike-Off, PP Prov. Tidsfrister för varje.

Krav på förpackning och märkning (enheter per rull, inre/yttre förpackning, palletisering).

MOQ & Price Tiers (Ange FOB/EXW).

Betalningsvillkor (insättning %, betalningsinstrument).

Ledtid: Prov / bulktillverkning / ledningstolerans.

ESG & Compliance: Lista krävs certifikat (GOTS, GRS, SMETA, etc.), frekvens av revisioner, saneringsklausul.

 

AQL & INSPEKTION: Ange AQL -nivå (t.ex. allmän 2,5 / kritisk 0).

GARANTI & DEFEKT POLITIK: Omarbetningstidslinje, kredit för defekter, ersättningspolicy.

IP & konfidentialitet: NDA krävs? Bekräfta IP -skydd.

Sekretess och klausul om icke-omkrets.

Kontakt för förtydliganden och tidsfrist för inlämning.

Bädda in ett kort acceptansuttalande längst ner: ”Genom att underteckna bekräftar leverantören all information är sanningsenlig och samtycker till tredjepartsrevisioner.”

 

Leverantörskort 

Ställ in vikter för att återspegla dina prioriteringar (exempel nedan är balanserad mot kvalitet + ESG).

Vikter

Kvalitet: 30%

Otif (i sin helhet): 20%

Pris konkurrenskraft: 15%

ESG / Compliance: 20%

Kommunikation och lyhördhet: 10%

Flexibilitet (MOQ, färgkörningar): 5%

 

Exempel på poäng (två leverantörer)

 

Kriterier	Vikt	Leverantör A	Leverantör B
Kvalitet	30%	78	84
OTiF	20%	85	70
Pris	15%	80	88
Esg	20%	60	95
Kommunikation	10%	90	75
Flexibilitet	5%	70	65
Viktad poängberäkning:

 

Leverantör A = 78 × 0,30 + 85 × 0,20 + 80 × 0,15 + 60 × 0,20 + 90 × 0,10 + 70 × 0,05 = 76.90.

Leverantör B = 84 × 0,30 + 70 × 0,20 + 88 × 0,15 + 95 × 0,20 + 75 × 0,10 + 65 × 0,05 = 82.15.

Använd poängen för att kortlista topp 2–3 leverantörer för pilotorder.

 

 QC SOP: Provtagning av hierarki och kärnkontrollpunkter

 

Definiera provtyper och minsta inspektionskadens.

 

Provhierarki

Swatch/Hand Prov - Taktil test.

Lab-dip / färgmatch-krävs för färgade produkter.

Strike-off / Print Test-för tryckt eller mönsterfinish.

Förproduktionsprov (PP)-måste matcha produktionsspecifikationer.

Förförstoppningsprov-hämtat från faktisk bulkkörning.

 

QC -kontrollpunkter

Inkommande råmaterialkontroll - Verifiera komposition, GSM, bredd, rullfel.

Inspektion i processen-vid 30%, 60%, 90%produktion. Dokumentera korrigerande åtgärder.

Slutlig AQL -inspektion - Använd ISO 2859 / AQL -provtagning; För kritiska artiklar antar 1,5% AQL.

Lab -testning - färgfasthet, krympning, piller, kompositionverifiering (FTIR för syntet).

Förpackning och märkningskontroll - Se till att förpackningsspecifikationer uppfylls.

 

Minsta leveranser från inspektion

Fotografiska bevis (rullnivå), inspektionsrapport med defektkategorier, labbrapporter (om några), förhandsupptagningsprov behålls för referens.

 

ESG & Compliance - Hur man verifierar certifikat och upprätthåller spårbarhet

 

ESG är inte marknadsföring - det är avtalsmässigt och granskande. Kräva dokumentationsbevis och en kedja-av-vårdnad.

 

Operativa steg

Ange certifikat i RFP: Demand Certificate Numbers + Issue Date + Certifier. Obligatoriska exempel: Getts for Organic; GRS för återvunnet innehåll; Oeko-Tex för skadliga ämnen.

Verifiera certifikat: Gå till certifikatens offentliga databas, ange certifikatnummer och bekräfta anläggningens omfattning och utgång. Om en databasuppslag är inte tillgänglig, begär ett skannat certifikat och råmaterialfakturor som kartlägger till partnummer.

Begär revisionsrapporter: kräva en aktuell SMETA / BSCI / tredjeparts socialrevision under de senaste 18 månaderna. Be om CAP (korrigerande handlingsplan) och bevis på stängning.

Kedjekampan: Kräva fabriksfakturor som visar råmaterialbatchnummer, transportdokument och ett vårdnadsförklaring från varje steg (spinner → Mill → Dyehouse → Converter).

Verifiering av tredje part: Använd ackrediterade laboratorier för testrapporter och använd oberoende revisorer (QIMA, SGS, Bureau Veritas) för spotkontroller.

Kontraktsspakar: Inkludera ESG KPI: er och saneringstidslinjer; Låt köparen rätten att avbryta betalningen eller säga upp för kritisk bristande efterlevnad.

 

Praktisk checklista för kontrakt ESG -klausul

Obligatoriska certifikat (lista + nummer).

Revisionsfrekvens och acceptabla revisionsorgan.

CAP -tidslinje (t.ex. korrigerande åtgärder måste lämnas in inom tio arbetsdagar).

Ekonomiska hållbackar för olösta kritiska resultat.

Rätt att genomföra obelagda inspektioner.

 

Pilotplan (60–90 dag)-Steg-för-steg-ritning

 

Kör en betald pilot för att validera exekvering före skalning.

 

Pilotomfång (exempel)

Mål: Validera kvalitet, OTIF och ESG-bevis för en SKU vid MOQ-skala (t.ex. 1 200 m).

Milstolpar:

Dag 0: Sign Pilot PO, Agent bekräftar provplan.

Dag 7–14: Få lab-dip & pp-prov; godkänna eller kräva en revidering.

Dag 15–45: Produktionskörning; In-processinspektioner vid 30/60/90%.

Dag 46–60: Slutlig AQL -inspektion, labbtest, packningsverifiering.

Dag 60–75: Bedömning av leverans och landad kostnad.

Dag 75–90: Pilotöversikt & GO/NO-GO-beslut.

 

Pilotframgångsgränser (exempel)

OTIF ≥ 90% för pilotleveranser.

Ppm ≤ 500 defekter per miljon vid slutlig inspektion.

Obligatoriska certifikat verifierade och granskningskåpor stängdes inom 30 dagar.

Landad kostnad inom x% av målet (definiera x i RFP).

Om tröskelvärden möttes, eskalerar till ett 3–6 månaders skalningskontrakt.

 

 Landed Cost Worked Exempel 

 

Använd ett kalkylblad i verkliga fall. Exempel (illustrativa nummer):

Beställning: 1 200 M @ $ 3,20/m → Varor Värde = 1 200 × 3,20 = $ 3 840,00.

Inland Consolidation: $ 120,00

Ocean Freight Share: $ 200,00

Försäkring: $ 10,00

Importtjänst (5% av FOB): 0,05 × 3 840,00 = $ 192,00

Tullgodkännande och lokal lastbil: $ 150,00

QC & Lab -test: $ 120,00

Totalt landade kostnad = 3 840 + 120 + 200 + 10 + 192 + 150 + 120 = 4 632,00 dollar
Per meter = 4 632,00 ÷ 1 200 = $ 3,86 / m

Regel: Kör alltid tre scenarier: luftprov, LCL liten sats, FCL full container - och bekräfta tullregler för din destination (tullbasis kan vara CIF eller olika efter land).

 

SLA- och kontraktsklausuler du bör inkludera

 

Leverans SLA (exempel)

Leverantören kommer att leverera leveranser i enlighet med överenskommen ledtid ± 5%. Sen leverans utöver 7 kalenderdagar utsätts för en påföljd som är lika med 0,5% av PO -värdet per vecka, täckt till 3% av PO -värdet.

Kvalitets SLA (exempel)

Produkter måste uppfylla överenskomna AQL och klara alla överenskomna laboratorietester. Misslyckande med AQL kräver att leverantören omarbetar eller ersätter produkten till leverantörskostnad inom 15 kalenderdagar; Upprepade misslyckanden berättigar köparen till källutbyten till leverantörskostnad plus 10% administrationsavgift.

ESG -klausul (exempel)

Leverantören måste behålla certifieringar som anges i bilaga A och leverera revisionsrapporter på begäran. Kritiska avvikelser måste hanteras med CAP inlämnat inom 7 dagar och åtgärdas inom 45 dagar. Köparen kan avbryta beställningar eller hålla upp till 10% av fakturan i väntan på botemedel.

IP -skydd (exempel)

Leverantören ska inte tillverka produkter för tredje parter som använder köpardesign för 24 månaders efter sista leverans. Breach berättigar köparen till föreläggande och likviderade skador motsvarande 150% av nettovinsten från kränkande varor.

 

KPIS och kadens - vad man ska mäta 

 

OTIF % (varje vecka / månad) - Mål 95 %+.

Ppm / defekthastighet (per leverans) - initialt mål <500; Moget mål <100.

ESG -överensstämmelse (% leverantörer med nödvändiga certs) - varje månad.

Landed-kostnadsvarians (%)-Månadsvis.

CAP -stängningstid (dagar) - Målmedian <30 dagar.

Leverantörskoncentration ( %) - % spenderar med topp 3 leverantörer; mål <40% om riskaverse.

 

Kadens

Weekly Ops kräver öppen POS och omedelbara problem.

Månadsutvecklingsgranskning med resultatkort och actionartiklar.

Kvartalsvis styrning med strategiska KPI: er och planeringsplanering för leverantör.

 

Små-satsstrategier (sänker MOQ utan att förlora kontrollen)

 

Beställsaggregering: Använd en agent för att kombinera flera små beställningar över varumärken och dela på förpackningsstadiet.

Rest & Roll-inköp: Förhandla om rullar eller färgvarianter.

Kort sikt efterbehandling: Få fabriker för att göra kärnbehandling, avsluta små partier på en lokal omvandlare.

Acceptera högre prototypenhetspris för hastighet och bekräfta ett skalat pris för volymkörningar.

 

Två kortfallsbilder (hur ser ut som)

 

Fall A-Varumärke skalar en pilot till 6-siffrig årlig volym

Problem: D2C -varumärket kämpade med inkonsekventa färgämnespartier och sen frakt.

Åtgärd: Ran 60-dagars pilot med två fabriker och en MSP; Obligatoriskt lab-dip-godkännande och förhandsfartyg AQL.

Resultat: OTIF steg från 70% till 94% under 3 månader; färgvarians reducerad till inom ∆E ≤ 1,5; Landade kostnad inom 3% av målet.

 

Fall B - ESG -sanering räddade en relation

Problem: Revision avslöjade risken för tvångsmärke i leverantörens ingångskedja.

Åtgärd: Leverantören lämnade Cap, agent gick in för att källa rå bomull med spårbara fakturor; Tredjeparts re-Audit på 45 dagar.

Resultat: Cap stängt, köparen behöll leverantören under strängare övervakning, undvikde full omrekning.

 

Vanliga frågor (kortfattad, praktisk)

 

 

1) Vilka leveransdokument ska jag förvänta mig av min leverantör innan tullen släpps?

Be om den kommersiella faktura, packningslistan, laddning (eller AWB), ursprungscertifikat och alla produktspecifika certifikat (t.ex. rökning, fytosanitär eller överensstämmelse certifikat). För bundna eller specialregimer kan du också behöva exportdeklarationen och meddelandet om tullfrisläppande. Få digitala kopior tidigt så att din tullmäklare kan förfilas.

 

2) Hur kan jag säkert dela designfiler och tekniska paket med utländska fabriker?

Dela lågupplösta eller vattenmärkta filer för första citat. Använd en krypterad filöverföringstjänst, begränsa åtkomst via tidsbundna länkar och spåra nedladdningar. Registrera nyckelkonstruktioner där de är relevanta och inkluderar en smal, praktisk NDA som begränsar filanvändning och förbjuder underleverantör utan samtycke.

 

3) Vilka försäkringar ska en köpare överväga när man importerar från Kina?

Minst: Marin/lastförsäkring (varor i transit), produktansvarsförsäkring (för marknaden) och köparens kreditförsäkring för fordringar risker om du finansierar lokala distributörer. Överväg tillverkarens garantiförsäkring om leverantören inte accepterar ersättningsansvar. Matcha omslagsgränser för leveransvärde och inkoterm.

 

4) Snabbkontroller för att bedöma en leverantörs finansiella stabilitet utan djup revision

Begär en nyligen referens, leta upp utbetalda kapital i företagets register, be om de senaste två års omsättningsområden (eller handelsreferenser) och använd lokala kreditrapporteringstjänster eller handelsfinansieringspartners för att flagga sena betalningsmönster. Plötsliga ägarförändringar eller ofta fabriksinflyttningar är röda flaggor.

 

5) Vilka operativa steg behövs för att ombord på en ny kinesisk leverantör (icke-teknisk checklista)?

Skapa ett onboarding-paket som innehåller: masterdatainmatning (lagligt namn, bankinfo), kommunikationskadens, upptrappningskontakter, obligatoriska märknings-/förpackningsspecifikationer, godkända laboratorier och efterlevnadskontakter och en första ordningens godkännandechecklista undertecknade av båda parter. Kör en "första PO" -gångssamtal på en sida för att låsa förväntningarna.

 

6) När ska du behålla lokal juridisk rådgivare i Kina?

Engagera råd innan de undertecknar långformade kontrakt som involverar IP, exklusivitet, eget kapital eller stora förskottsbetalningar; När du behöver verkställbar garanti eller escrow -arrangemang; eller om du planerar att ställa in lokala enheter. Använd advokat för val av jurisdiktion och för att veterinär skiljedomsklausuler.

 

7) Hur kan du skydda ditt företag från säsongsbetonade kapacitetsbrister i Kina?

Förhandla om bokning av rullningskapacitet med leverantörer, upprätthålla ett litet säkerhetsbestånd, kritiska färgämnesplatser före boken eller efterbehandlingen före högsäsongen och kvalificera 1–2 backup-leverantörer i regioner med lägre säsong för att absorbera överflödet.

 

8) Vilka dolda eller återkommande kostnader förbiser team ofta när man lägger ut upphandling?

Titta utöver enhetspriset: Demurrage/interneringsavgifter från missad ledig tid, omarbetning eller omstrykningskostnader för off-spec-satser, certifieringsförnyelseavgifter, översättning och lagliga granskningskostnader och inkrementella fraktutbud under högsäsong. Modellera dessa som en återkommande overhead i din TCO.

 

9) Praktiska förpackningsregler som förhindrar skador och anspråk på tvister

Standardize: Inner Pack Counts, Box Strength (ECT Rating), pallkonfiguration, fuktresistenta foder för textilier, tydliga streckkoder och kartonnumrering och en fotograf-verifierad pallpostrekord per transport. Inkludera packetiserade reservdelar eller Swatch -prover inuti för att hastighetskrav validering.

 

10) Hur expanderar du från en enda SKU till ett multi-SKU-program utan kaos?

Introducera modulspecifikationer (delad tygbas, standardklipp), ett centralt PLM eller specifikationsförvar, en iscensättningspilot för varje ny SKU -familj och en leverantörsdelning som tilldelar primärt/sekundärt ansvar för familjer snarare än individuella SKU: er.

 

11) Vilka tvistlösningsvägar fungerar bäst för internationella upphandlingsfrågor?

För gränsöverskridande verkställbarhet är medling följt av skiljedom (Hong Kong Cietac, SIAC, ICC) standard. Välj en neutral plats och en verkställbar utmärkelsen jurisdiktion. Håll eskaleringssteg och interimsmedel (t.ex. oberoende testning) i kontraktet för att undvika omedelbar rättstvister.

 

12) Hur ska jag utvärdera en leverantörs beredskap för digital integration (EDI/Portal/API)?

Kontrollera om en publicerad IT-kontakt, fråga om de kan byta ut CSV/EDI-inköpsorder och ASN-filer, bekräfta ERP-kompatibilitet (t.ex. SAP/Oracle-anslutningar) och köra en kort datautbytespilot (en PO → en ASN). Prioritera leverantörer som kan tillhandahålla automatiserade leveransmeddelanden och fakturadata för att minska manuell avstämning.