Vilka är de 5 P -inköpen? En upphandlingsproffsguide
Om du har sökt efter "de 5 P -inköpen" online, har du förmodligen befunnit dig mer förvirrad än när du började. De flesta artiklar pratar antingen om marknadsföringens 4 P: er eller diskuterar istället "5 rättigheter" för upphandling.
Här är sanningen: 5 P: s ramverk i inköp är grundläggande annorlunda än marknadsföring, och när det är korrekt förstått blir det ett av de mest kraftfulla verktygen i din upphandlingsverktygssats.
Låt oss rensa förvirringen en gång för alla.
Marketing's Classic 4 P: er (produkt, pris, plats, marknadsföring) fokuserar på att sälja. Men i upphandling är vi fokuserade på att köpa strategiskt. Det är därför vi har anpassat ramverket med en avgörande femte P: Behandla.
Tänk på det här sättet: Medan marknadsföring försöker påverka köpare, måste upphandlingen fatta informerade, strategiska inköpsbeslut som påverkar din slutlinje. De 5 P: erna ger dig ett strukturerat sätt att utvärdera varje inköpsbeslut holistiskt.
Vid upphandling går "produkt" långt utöver grundläggande funktioner. Vi pratar om total kravanalys.
Låt mig ge dig ett riktigt exempel. När du köper industriutrustning tittar du inte bara på maskinens specifikationer. Du måste tänka på:
Underhållskrav och servicetillgänglighet
Kompatibilitet med dina befintliga system
Förväntad livslängd och tillförlitlighetsdata
Miljööverlevnadscertifieringar
Träningskrav för ditt team
Det största misstaget jag ser? Företag fokuserar enbart på det första inköpspriset utan att överväga vad som händer när produkten bryts ned på två år. Tänk alltid på hela produktlivscykeln.
Det är här de flesta människor gör fel. Pris är inte bara numret på fakturan.
Låt oss bryta ner det som verkligen betyder något:
Förvärvskostnad: det faktiska inköpspriset
Driftskostnader: energiförbrukning, obligatoriska förbrukningsvaror
Underhållskostnader: Servicekontrakt, reservdelar
Avyttringskostnader: Miljöavgifter, återvinningskostnader
Dolda kostnader: Träningstid, installationsstopp
Här är en enkel regel: Om du inte beräknar den totala ägandekostnaden (TCO) förstår du inte riktigt dina kostnader.
"Plats "i upphandling betyder att optimera din leveranskedjgeografi. Det handlar om att balansera kostnaden mot risk.
Tänk på dessa frågor:
Hur många tidszoner är din leverantör?
Vad är den politiska stabiliteten i deras region?
Finns det enstaka fel i din logistikkedja?
Vad är ditt lager med kostnad kontra fraktkostnadskostnad?
Under pandemin överlevde företag som hade diversifierat sin "plats" -strategi mycket bättre än de som förlitade sig på enstaka inköpsregioner.
Detta är P som gör upphandlingen unik. Dina processer bestämmer din effektivitet och efterlevnad.
En stark upphandlingsprocess inkluderar:
Standardiserad leverantörskvalifikation
Tydliga godkännande arbetsflöden
Automatiserade inköpsordersystem
Regelbundna prestationsrecensioner
Kontinuerliga förbättringsmekanismer
Jag har sett företag spara hundratals timmar varje månad bara genom att effektivisera sin rekvisition-till-beställningsprocess. Rätt process handlar inte om byråkrati - det handlar om att ta bort friktion.
Människor är inte bara ditt interna team. Denna P täcker alla i ditt leveransekosystem.
Du måste tänka på:
Leverantörsrelationer : Bygger du partnerskap eller bara transaktioner?
Interna intressenter: Anpassar du dig med deras verkliga behov?
Lagförmåga: Har ditt team rätt färdigheter för modern upphandling?
Ledningsstöd: Förstår chefer upphandlingens strategiska värde?
Kom ihåg: Den bästa strategin misslyckas utan att de rätta människorna utför den.
Du undrar kanske hur detta skiljer sig från "5 rättigheter" för upphandling (rätt kvalitet, kvantitet, pris, tid, plats). Här är den enkla skillnaden:
De fem rättigheterna är dina resultatåtgärder - de berättar om du fattade ett bra beslut.
De 5 P: erna är ditt beslutsram - de hjälper dig att fatta det bra beslutet i första hand.
Använd de 5 rättigheterna för att utvärdera prestanda och 5 P: er för att vägleda din strategi.
När du hjälper en klientkälla aluminiumkomponenter , vi använde de 5 P: erna så här:
Produkt: specificerad inte bara legeringskomposition utan också ytbehandlingskrav och certifieringsstandarder
Pris: Beräknad TCO inklusive bearbetningsavfallsprocent och återvinningsvärde
Plats: Välj en regional leverantör trots högre enhetspris eftersom logistikkostnaderna var 40% lägre
Process: Implementerad just-in-time-leverans med automatiserade lagerutlösare
Människor: inkluderade leverantörens tekniska team i designförbättringar som minskade materialavfall
Resultatet? 15% lägre totala kostnader och 99,8% leverans i tid.
Dagens upphandling kräver uppdatering av vårt tänkande:
Digital produkt: Inkluderar nu datasäkerhetsfunktioner och API -kompatibilitet
Dynamisk prissättning: realtidsmarknadsprissättning och kontraktsautomation
Virtuell plats: molnbaserade leverantörer och leverans av digital service
Automatiserad process: AI-driven analys och blockchain för verifiering
Nätverksfolk: avlägset samarbete och global teamhantering
Dessutom integrerar vi nu ESG -överväganden till varje P - från hållbara material till etiska arbetsmetoder.
Att känna till teorin är en sak; Att tillämpa det är en annan. Det är därför vi har skapat en praktisk verktygssats som du kan använda omedelbart.
[Ladda ner din gratis 5 P: s upphandlingsverktygssats]
Det inkluderar:
5 P: s beslutskontrolllista - Missa aldrig en kritisk faktor igen
TCO -kalkylatormall - Automatisera dina totala kostnadsberäkningar
Leverantörsutvärdering Scorecard - Jämför leverantörer objektivt
Implementering Roadmap-Steg-för-steg guide för att rulla ut detta
Börja liten. Välj en kategori av utgifter och tillämpa 5 P: s ramverk på ditt nästa inköpsbeslut. Du blir förvånad över hur mycket tydligare dina alternativ blir.
Kom ihåg att målet är inte perfektion - det är framsteg. Varje gång du använder detta ramverk fattar du bättre beslut och bygger mer värde för din organisation.
Redo att omvandla din upphandlingsstrategi? Ladda ner din gratis verktygssats ovan, eller om du vill ha personlig vägledning, [ Planera ett snabbt samråd med våra upphandlingsexperter ]. Vi hjälper dig att tillämpa dessa principer på dina specifika utmaningar.
1. Fråga: Hur anpassar vi 5 P: s ram för att köpa tjänster istället för fysiska varor?
A: Principerna är desamma, men ditt fokusskift. För "produkt", definiera omfattningen av arbete och leveranser tydligt. För "pris", fokus på värdebaserade prissättning eller behållarmodeller snarare än enhetskostnader. "Plats" handlar om tjänsteleverantörens plats och deras förmåga att leverera på distans eller på plats. "Process" innebär att hantera avtal om servicenivå (SLA) och "människor" är absolut kritiska - du köper sin expertis och kvaliteten på deras team.
2. F: Vårt företag är litet och har inte ett dedikerat upphandlingsteam. Är detta ramverk för komplicerat för oss?
A: Inte alls. I själva verket är det mer värdefullt eftersom det ger struktur du kanske saknar. Börja med att tillämpa det på dina största eller mest komplexa inköp först. Du behöver inte snygg programvara; Ett enkelt kalkylblad där du noterar överväganden för var och en av de 5 P: erna kommer dramatiskt att förbättra ditt beslut och förhindra kostsamma övervakningar.
3. F: Vad är det enskilt vanligaste misstaget som företagen gör när de först använder de 5 P: erna?
A: De behandlar P: erna som en checklista snarare än ett sammankopplat system. Det största misstaget är att fokusera för starkt på "pris" isolerat. Till exempel kan en billigare "produkt" förstöra din "process" med ständiga nedbrytningar och kräva fler "människor" timmar att hantera. Analysera alltid hur ett beslut i en P påverkar de andra fyra.
4. F: Hur hanterar vi en situation där våra interna intressenter starkt föredrar en leverantör som får dåligt på 5 P: s utvärdering?
A: Använd ramverket för att depersonalisera konversationen. Säg inte bara "Jag gillar inte den leverantören." Presentera istället uppgifterna. Visa dem, baserat på 5 P: s resultatkort, där den föredragna leverantören har svagheter (t.ex. högre TCO, riskfylldare "plats", svagare "processer") och i samarbete diskuteras om dessa risker är acceptabla. Det förvandlar ett subjektivt argument till en objektiv affärsdiskussion.
5. F: Kan vi använda de 5 P: erna för att utvärdera våra befintliga leverantörer, inte bara nya?
A: Absolut, och du borde! Utför en årlig eller tvåårig 5 P: s granskning med viktiga befintliga leverantörer. Det hjälper till att identifiera områden för förbättringar i förhållandet. Kanske är deras "produkt" fortfarande bra, men deras "process" för fakturering orsakar din bokföringsteam sorg. Denna översyn blir grunden för en konstruktiv strategisk affärsgranskning.
6. F: Hur lång tid tar det vanligtvis att se en konkret ROI efter att ha implementerat denna ram?
A: Du kan se omedelbara fördelar med det allra första inköpsprojektet du tillämpar det genom att undvika ett dåligt beslut. För en bredare, mätbar finansiell ROI (som minskade kostnader eller färre leverantörsförorerade störningar) ser de flesta organisationer en tydlig inverkan inom 6 till 12 månader när ramverket blir inbäddat i din kultur.
7. F: Vad händer om en leverantör är utmärkt i 4 P: er men svag i en? Ska vi automatiskt diskvalificera dem?
A: Sällan. Målet är balanserad beslutsfattande, inte perfektion. Nyckeln är att förstå sammanhanget för svagheten. Om en leverantör är svag på "plats" (t.ex. de är långt borta), kan du mildra det med bättre inventering "-process"? Om de är svaga i "människor", är det en träningsproblem du kan hjälpa till med? Använd ramverket för att identifiera risker, inte bara för att eliminera leverantörer.
8. F: Hur integreras detta ramverk med vår befintliga ERP- eller upphandlingsprogramvara?
A: Tänk på de 5 P: erna som det strategiska lagret som styr hur du använder dina verktyg. Din programvara hanterar data; Ramverket hjälper dig att tolka det. Du kan skapa anpassade fält i dina leverantörsprofiler för att fånga 5 P: s poäng eller använda kategorierna för att strukturera dina RFQ -dokument och utvärderingskriterier inom systemet.
9. F: Vem från vårt företag borde vara involverat i att göra "People" P?
A: Låt inte upphandlingen göra detta ensam. "Människor" bör utvärderas av alla som interagerar med dem. Detta inkluderar det tekniska teamet som vetter av sin expertis, kontochefen som hanterar förhållandet och finansteamet som hanterar deras faktureringskontakter. En 360-graders vy är avgörande.
10. F: Vi har en snäv tidsfrist. Är det okej att hoppa över några av de 5 P: s analys för att gå snabbare?
A: En rusad process leder ofta till kostsam omarbetning. Istället för att hoppa över, gör en "lätt" version. Spendera 30 minuter på en snabb bedömning på hög nivå av alla 5 P: er. Detta räcker ofta för att dyka upp stora röda flaggor. Det är bättre att göra en snabb recension av alla fem än ett djupt dyk på bara en eller två. Ramverkets kraft är i förbindelserna mellan P: erna.
Kontakta oss
Ring oss: +86 193 7668 8822
E -post: [email protected]
ADD: Building B, No.2, He er Er Road, Dawangshan Community, Shajing Street, Bao'an District, Shenzhen, China