Vilka är de fyra typerna av upphandling? Riktlinjer och branschfall

När ditt företag behöver köpa råvaror, programvaruabonnemang, städtjänster och en ny kontorsbyggnad använder du samma upphandlingsstrategi för dem alla? Om du svarade nej, inser du redan att olika inköp kräver olika strategier - oavsett om du inser det eller inte.

Att förstå de fyra typerna av upphandling är inte bara akademisk teori. Det är grunden för att optimera dina utgifter, hantera risker och driva verkligt strategiskt värde. Låt oss bryta ner vad varje typ egentligen betyder och hur du tillämpar dem i din organisation.

 

 

Rensa upp förvirringen: de fyra upphandlingstyperna definierade

 

De flesta upphandlingsdiskussioner blir fel genom att överförenklas. Här är vad du faktiskt behöver veta:

Direkt upphandling : Pengarna
Det här är vad som går in i din slutprodukt eller tjänst. Om du är tillverkare är det dina råvaror. Om du är en restaurang är det dina matingredienser. Om du är ett mjukvaruföretag är det din molninfrastruktur som direkt stöder din produkt.

Här är affären: Direkt upphandling påverkar direkt dina intäkter. När dessa leveranser stannar stannar din produktion. Det är därför det kräver strategiska relationer med leverantörer , inte bara transaktionsköp.

Indirekt upphandling : "Håll lamporna på" -utgifterna
Det här är allt som håller ditt företag igång men inte hamnar i din slutprodukt. Tänk på kontorsmaterial, verktyg, underhållsutrustning och programvaruabonnemang som Slack eller Microsoft Office.

Utmaningen? Dessa utgifter är ofta fragmenterade över avdelningar och saknar synlighet. Men här är möjligheten: Strategisk hantering av indirekt upphandling kan ge snabba vinster och betydande kostnadsbesparingar.

Servicesupphandling: Den expertis du inte har internt
Detta täcker allt från konsult- och marknadsföringsbyråer till tillfällig personal och specialiserade entreprenörer. Den stora skillnaden? Du köper kunskap och resultat, inte fysiska produkter.

Nyckeln med tjänsteupphandling Är att du hanterar leveranser och relationer, inte lager. Detta kräver olika kontrakt, olika utvärderingsmetoder och olika metoder för relationshantering.

Kapitalutgifter (CAPEX) Upphandling: The Big Investments
Detta är din långsiktiga tillgångsköp-att bygga en ny anläggning, köpa större utrustning eller företagsprogramvarusystem. Dessa beslut har fleråriga ekonomiska konsekvenser och kräver vanligtvis verkställande godkännande.

Vad gör Capex annorlunda? Utvärderingsprocessen är längre, insatserna är högre och du fattar beslut som kommer att påverka ditt företag under många år framöver.

 

Genom branschlinsen: Real-World Applications

 

Teorin är trevlig, men hur fungerar det faktiskt i olika branscher? Låt mig visa dig.

 

I tillverkning:

• Direkt: Stål, plasthartser, elektroniska komponenter

• Indirekt: säkerhetsutrustning, maskinsmörjmedel, fabriksunderhållstillbehör

• Tjänster: Reparation av utrustning, logistik och transport, tillfälligt arbete

• Capex: Industrial Robots, Production Line Machinery, Warehouse Expansion

I teknik:

• Direct: Cloud Computing Resources, Data Center Hardware for Customer Facing Products

• Indirekt: kontorsmöbler, produktivitetsprogramvara, teamlunchar

• Tjänster: Programvaruutvecklingsentreprenörer, cybersäkerhetsrevisioner, digitala marknadsföringsbyråer

• CAPEX: Corporate Headquarters, Data Center Construction, Major Software Platform Licenses

Inom sjukvården:

• Direkt: läkemedel, kirurgiska instrument, medicinska implantat

• Indirekt: administrativa leveranser, städtjänster, patienthinnor

• Tjänster: Underhåll av medicinsk utrustning, tillfällig vårdpersonal, IT -stöd

• CAPEX: MR -maskiner, konstruktion av sjukhusvinge, elektroniska hälsosystem

Mönstret här är avgörande: Din bransch avgör vilken upphandlingstyp som förtjänar mest uppmärksamhet och resurser.

 

Småföretagens genväg: en förenklad strategi

 

 

Om du är i en mindre organisation kan modellen med fyra typ känns överväldigande. Så här anpassar du det:

80/20 regel för upphandling:
Fokusera 80% av din ansträngning på 20% av utgifterna som verkligen kan skada ditt företag om det är felaktigt.

Tre förenklade kategorier:

1. Penningtillverkningsmaterial (Din version av direkt upphandling)

   • Allt som direkt påverkar din förmåga att leverera till kunder

   • Hantera med strategiska leverantörsrelationer och säkerhetskopieringsplaner

2. Affärsmässiga (Kombinerar indirekt och tjänster)

   • Allt behövs för att driva din verksamhet

   • Fokusera på konsolidering och effektivitet

3. Spelförändrande investeringar (Din capex)

   • Större inköp som kommer att växa eller förändra ditt företag

   • Kräver grundlig ROI -analys och verkställande input

Jag har sett små företag spara 15-20% på sina totala utgifter bara genom att implementera detta enkla kategoriseringssystem.

 

Upphandling med syfte: Integrering av hållbarhet

 

Idag har varje upphandlingsbeslut miljö- och sociala konsekvenser. Så här bygger du hållbarhet i varje upphandlingstyp:

För direkt upphandling:
Fråga dina leverantörer: "Vad är ditt koldioxidavtryck för att producera dessa material?" och "Kan du ge transparens i dina arbetskedjor arbetskraftspraxis?"

För indirekt upphandling:
Välj leverantörer som erbjuder hållbara alternativ-som återvunnet kontorsmaterial eller energieffektiv utrustning. Små förändringar här läggs snabbt upp.

För upphandling av tjänster:
Utvärdera potentiella partners om deras mångfaldspolicy, rättvis lönepraxis och miljöåtaganden. Deras värden blir en förlängning av ditt varumärke.

För Kapitalutgifter:
Gör energieffektivitet och miljöpåverkan nyckelkriterier i din utvärdering. Den nya tillverkningsutrustningen bör bedömas för både kostnader och koldioxidproduktion.

Den bästa delen? Hållbar upphandling Ofta anpassar sig till kostnadsbesparande. Energieffektiv utrustning kostar mindre att fungera. Etiska leverantörer har vanligtvis bättre behållning och kvalitet.

 

Din 4-stegs handlingsplan: från teori till resultat

Att känna till kategorierna är en sak - implementering av dem är en annan. Här är din färdplan:

Steg 1: Utför a Utgiftsanalys
Dra data från ditt bokföringssystem under de senaste 12 månaderna. Kategorisera varje betydande köp. Du kommer sannolikt att upptäcka utgiftsmönster som du aldrig har lagt märke till.

Steg 2: Karta till de fyra typerna
Tilldela varje utgiftskategori till en av de fyra upphandlingstyperna. Enbart detta kommer att avslöja var din uppmärksamhet måste fokuseras.

Steg 3: Utveckla kategoristrategier

• Direkt: Fokusera på leverantörsrelationer och riskhantering

• Indirekt: driveffektivitet och konsolidering

• Tjänster: Betona tydliga leveranser och prestandametriker

• CAPEX: Implementera rigorös utvärdering och ROI -analys

Steg 4: Implementera och förfina
Börja med dina högst spändkategorier först. Träna ditt team, etablera nya processer och ställa in regelbundna granskningscykler.

 

Mätning av vad som är viktigt: KPI för varje kategori

 

Du kan inte förbättra det du inte mäter. Här är de viktigaste mätningarna för varje upphandlingstyp:

Direkt upphandling KPI:

• Leverantörsfrekvens

• Leveransprestanda i tid

• Totala ägandekostnader (inte bara inköpspriset)

Indirekt upphandling KPI:

• Processeffektivitet (inköpsordercykeltid)

• Efterlevnad av föredragna leverantörer

• Kostnadsbesparingar kontra tidigare perioder

Servicesupphandling KPI: er:

• SLA -avtal (Service Level Agreement (SLA)

• Intern intressenttillfredsställelse

• Budgetanslutning

Kapitalutgifter KPI:

• Projektets slutförande i tid och budget

• Avkastning på investeringar kontra prognoser

• Tillgångsanvändningsgraden

 

Din kostnadsfria verktygssats

 

Detta kan kännas som mycket att implementera, varför vi har skapat verktyg för att göra det praktiskt.

[Ladda ner din gratis upphandlingsklassificeringsverktygssats]

Du får:

• Spendera analysmall (Excel) - för att kategorisera dina nuvarande utgifter

• Leverantörsutvärderingsscorecard - För att jämföra leverantörer objektivt

• Bedömning av upphandlingshälsa - För att identifiera dina största möjligheter

• Checklista för implementering - Så du saknar inte några avgörande steg

Det här är exakt samma verktyg som vi använder med våra kunder för att hjälpa dem att bygga upphandlingsverksamhet i världsklass.

 

Dina nästa steg

Börja med ett område. Välj din kategori med högsta spend och tillämpa lämplig strategi. De insikter du får kommer sannolikt att betala för ansträngningen under de första månaderna.

Kom ihåg att målet är inte perfektion - det är framsteg. Varje steg du tar mot mer strategisk upphandlingshantering kommer att leverera sammansatt avkastning.

Redo att omvandla din upphandlingsstrategi? Ladda ner din gratis verktygssats ovan, eller om du vill ha personlig vägledning, [schemalägga ett gratis samråd med våra upphandlingsexperter]. Vi hjälper dig att tillämpa dessa ramar på ditt specifika affärssammanhang.

 

Vanliga frågor: Mastering av upphandlingskategorisering

 

1. F: Hur hanterar vi inköp som verkar passa in i mer än en kategori?

A: Detta är vanligt. Nyckeln är att identifiera primär affärsändamål . Att till exempel köpa bärbara datorer för dina nya mjukvaruutvecklare är en Direkt upphandling om de bygger din produkt, men Indirekt Om de är för HR -teamet. Skapa en enkel regel: "Vilken P & L -radpost kostar detta stöd?" Detta klargör vanligtvis kategorin.

 

2. F: Vårt företag växer snabbt. Vid vilken tidpunkt ska vi formellt separera hanteringen av dessa olika upphandlingstyper?

A: En bra tumregel är när din årliga utgift når en punkt där en 10% sparande i någon kategori skulle motivera en dedikerad deltidsroll. För de flesta företag är detta cirka $ 5-10 miljoner årliga utgiftsmärket. Innan dess, använd den förenklade tre-kategorimodellen, men tilldela en "ägare" för varje inom ditt befintliga team.

 

3. F: Hur får vi andra avdelningar (som marknadsföring eller FoU) att följa dessa upphandlingskategorier?

A: Led inte med upphandlingsramen. Istället samarbeta med dem för att lösa sina problem. För marknadsföring, upphandling av ramtjänster som ett sätt att få bättre resultat från sina byråer. För FoU, ram direkt upphandling som ett sätt att säkerställa att de aldrig slut på kritiska material. När de ser värdet för sina mål följer antagandet.

 

4. F: Vi är en ideell. Gäller samma kategorier för oss?

A: Absolut, men fokus förskjuts. Din "direkta" upphandling kan vara programrelaterat material. "Capex" kan vara en ny byggnad för samhällstjänster. Ramverket är universellt, men din strategi för varje typ kommer att drivas av ditt uppdrag och givarkrav, inte vinstmarginaler.

 

5. F: Vad är den största risken för att få dessa kategorier fel?

A: Misfördelning av resurser och talang. Det vanligaste misstaget är att behandla högrisk direkt upphandling som enkel, transaktionell indirekt upphandling. Detta kan leda till störningar i leveranskedjan som stoppar din verksamhet. Omvänt skapar överstrukturering av processen för indirekta inköp med lågt värde onödig byråkrati och bromsar ditt team.

 

6. F: Hur ska vår förhandlingsstrategi skiljer sig åt mellan dessa kategorier?

A: Din strategi bör variera avsevärt:

• Direkt: Förhandla om långsiktiga partnerskap och delad risk.

• Indirekt: Förhandla om volymrabatter och effektivitet.

• Tjänster: Förhandla om tydliga leveranser, KPI: er och flexibilitet.

• CAPEX: Förhandla om livscykelstöd, garantier och framtidssäkerhet.

 

7. F: Kan en enda leverantör falla i flera upphandlingskategorier?

A: Ja, och detta är ett tecken på en stark strategisk partner. Till exempel kan en teknikleverantör vara en direkt leverantör för molninfrastruktur, en tjänsteleverantör för implementering och en CAPEX -leverantör för en stor programvarulicens. I dessa fall, hantera förhållandet holistiskt men förhandla om varje typ av utgifter med sin lämpliga strategi.

 

8. F: Hur påverkar globala operationer denna kategoriseringsmodell?

A: Kategorierna förblir desamma, men din utförande kommer att skilja sig åt efter region. Lokala bestämmelser, kulturella normer och marknadsmognad kommer att påverka hur du hanterar varje typ. En global strategi i en storlek passar ofta misslyckas. Ramverket ger dig ett konsekvent sätt att analysera och anpassa din strategi för varje region.

 

9. F: Vilken roll ska tekniken spela för att hantera dessa olika typer?

A: Din tekniska stack bör stödja det unika arbetsflödet i varje kategori. Tvinga inte ett verktyg att göra allt. Du kanske använder:

• En sofistikerad S2P -plattform för direkt och capex.

• Ett förenklat, användarvänligt P-Cards-system för indirekt.

• Ett specialiserat kontrakt och SOW Management -verktyg för tjänster.

 

10. F: Hur mäter vi den övergripande framgången för att implementera denna kategoriserade strategi?

A: Spåra metametrierna utöver de kategorispecifika KPI: erna:

• Cykeltid: fattar vi beslut snabbare i varje kategori?

• Intressenttillfredsställelse: Är interna kunder lyckligare med det stöd de får?

• Kostnadsundvikande: Förhindrar vi dåliga inköp, inte bara att få lägre priser?

• Riskreduktion: Har vi haft färre utbudsstörningar eller problem med efterlevnad?