Upphandlingsguide 2025: Typer av upphandling, processsteg och nyckelstrategier för kostnads- och leverantörshantering

I den här artikeln tar vi upp typerna av upphandling, den traditionella upphandlingsprocessen, agila upphandlingsmetoder och fyra nyckelstrategier som driver värde – från kostnadsreduktion till hantering av leverantörsrelationer.

 

Vad är upphandling?

Upphandling kan grovt delas in i direkt och indirekt upphandling:

 

1. Indirekt upphandling

Indirekta upphandlingar omfattar varor och tjänster som stödjer din affärsverksamhet men som inte går direkt in i din slutprodukt. Exempel inkluderar:

✔ Kontorsutrustning (datorer, bärbara datorer, skrivare)

✔ Pappersvaror och kontorsmateriel

✔ IT-system för personal

✔ Facility management och kontorsuthyrning

*Dessa artiklar säkerställer att anställda kan prestera effektivt och bidra till företagets totala produktivitet.

 

2. Direktupphandling

Direktupphandling avser inköp av material, komponenter eller tjänster som är integrerade i din slutprodukt. Exempel inkluderar:

◆ Komponenter inuti en tvättmaskin (datorchips, betongblock, sensorer)

◆ Komplexa system som flygelektronik (antenner, värmehanteringssystem, datorkort)

Direktupphandling har en direkt inverkan på produktkvalitet och kundnöjdhet, vilket gör den till en kritisk del av tillverkning och produktion.

 

Upphandlingsprocessen

Upphandlingsprocessen följer vanligtvis flera sekventiella faser:

 

Steg 1: Identifiera behovet

Ett företag identifierar vad det kräver för att driva eller uppnå ett specifikt mål. Att dokumentera detta behov är viktigt.

 

Steg 2: Definiera specifikationer

När behovet är klart, definiera detaljerade specifikationer:

Funktionskrav (t.ex. antenneffekt, mått)

Prestationskriterier

Begränsningar av utrymme, vikt eller kapacitet

Steg 3: Leverantörsengagemang

Engagera leverantörer genom Request for Information (RFI), Request for Proposal (RFP) eller Request for Quotation (RFQ) för att förstå kapacitet och prissättning.

 

Steg 4: Utvärdera och välj Leverantörer

Utvärdera leverantörernas svar och välj den eller de leverantörer som bäst uppfyller dina krav.

 

Steg 5: Kontraktsförhandling

Förhandla villkor, inklusive:

★ Pris

★ Leveranstider

★ Kvalitets- och servicenivåavtal

 

Steg 6: Beställningsplacering och leverans

Lägg beställningen, övervaka produktionen eller tjänsteleveransen och se till att varor matchar överenskomna specifikationer.

 

Steg 7: Inspektion och betalning

Inspektera varor eller granska tjänster för kvalitet och efterlevnad innan betalning behandlas.

 

På Darkhorse Sourcing , kombinerar vi ofta detta traditionella sekventiella tillvägagångssätt med agil upphandling, särskilt för snabbrörliga industrier som fintech eller mjukvara. Agil upphandling möjliggör parallellt leverantörsengagemang, flera proof of concept och löpande kontraktshantering för bättre resultat.

 

Effektiv upphandling skapar affärsvärde. Fyra strategier sticker ut:

 

1. Kostnadsminskning och kontroll

Fokusera på att säkerställa bästa pris och upprätthålla kostnadsstabilitet. Kostnadseffektiv upphandling ökar lönsamheten och säkerställer långsiktig ekonomisk hållbarhet.

 

2. Kvalitetsförbättring

Prioritera varor och tjänster av hög kvalitet, balansera kostnadseffektivitet med prestanda och hållbarhet. Högkvalitativa upphandlingar minskar defekter och förbättrar slutanvändarnas nöjdhet.

 

3. Hantering av leverantörsrelationer (SRM)

Behandla nyckelleverantörer som strategiska partners. Samarbeta för att förnya, minska kostnaderna och skapa ömsesidigt värde. Starka leverantörsrelationer leder till bättre prestanda och långsiktiga fördelar.

 

4. Riskhantering

Identifiera, minska och förhindra risker i leveranskedjan som kan störa verksamheten. Proaktiv riskhantering säkerställer kontinuitet i verksamheten och minimerar exponeringen för förseningar, kvalitetsproblem eller ekonomiska förluster.

Genom att kombinera dessa strategier maximeras värdet av upphandling, minskar kostnaderna och stödjer affärstillväxt. Dåligt genomförd upphandling minskar värdet och kan hindra operativ framgång.

 

Inköp är mycket mer än en transaktionsaktivitet – det är en strategisk affärsfunktion som driver kostnadseffektivitet, kvalitetsförbättring, riskminskning och starka leverantörspartnerskap. Rätt gjort skapar upphandling mätbart värde för ditt företag.

 

På Darkhorse Sourcing hjälper vi företag att hantera sina inköpsprocesser från början: från leverantörsidentifiering och provutvärdering till kontraktsförhandling, riskhantering och utveckling av leverantörsrelationer. Vår expertis säkerställer att din upphandling är kostnadseffektiv, högkvalitativ och i linje med dina strategiska mål.

 

För företag som vill optimera inköp, effektivisera urvalet av leverantörer eller minska kostnaderna utan att kompromissa med kvaliteten, är Darkhorse Sourcing din betrodda partner inom global sourcing.